{"id":3333,"date":"2024-07-17T16:39:13","date_gmt":"2024-07-17T14:39:13","guid":{"rendered":"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/?p=3333"},"modified":"2024-07-17T16:39:13","modified_gmt":"2024-07-17T14:39:13","slug":"comment-rediger-une-lettre-de-bienvenue-parfaite-pour-vos-invites","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/comment-rediger-une-lettre-de-bienvenue-parfaite-pour-vos-invites","title":{"rendered":"Comment r\u00e9diger une lettre de bienvenue parfaite pour vos invit\u00e9s"},"content":{"rendered":"\n<p>Chers WuBookers,<\/p>\n\n\n\n<p>Nous avons parl\u00e9 \u00e0 plusieurs reprises de l&#8217;importance d&#8217;accueillir correctement les invit\u00e9s et de les faire se sentir imm\u00e9diatement au centre de l&#8217;attention. La lettre de bienvenue est un outil tr\u00e8s utile \u00e0 cet \u00e9gard et peut r\u00e9ellement am\u00e9liorer la perception et l&#8217;exp\u00e9rience des invit\u00e9s au profit de l&#8217;\u00e9tablissement. Voici en quoi elle consiste et quelles pr\u00e9cautions prendre pour en r\u00e9diger une vraiment efficace.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Qu&#8217;est-ce qu&#8217;une lettre (ou un message) de bienvenue ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Une lettre de bienvenue est une communication r\u00e9dig\u00e9e par le directeur de l&#8217;h\u00f4tel, le gestionnaire de l&#8217;\u00e9tablissement ou un membre du personnel et adress\u00e9e aux invit\u00e9s de l&#8217;\u00e9tablissement. Elle peut \u00eatre une <strong>note papier<\/strong> laiss\u00e9e dans la chambre ou remise lors du check-in, ou <strong>un message envoy\u00e9 par e-mail ou SMS avant l&#8217;arriv\u00e9e<\/strong>. Dans le premier cas, pour acc\u00e9l\u00e9rer le processus et \u00e9viter les malentendus li\u00e9s \u00e0 l&#8217;\u00e9criture manuscrite, la lettre peut \u00eatre imprim\u00e9e et sign\u00e9e manuellement. La version num\u00e9rique, quant \u00e0 elle, peut \u00eatre facilement pr\u00e9-r\u00e9gl\u00e9e, personnalis\u00e9e et programm\u00e9e selon les besoins, gr\u00e2ce notamment \u00e0 l&#8217;utilisation de logiciels sp\u00e9cifiques. Quel que soit le mode choisi, l&#8217;objectif de la lettre de bienvenue est de saluer les invit\u00e9s et de <strong>leur fournir des informations utiles pour am\u00e9liorer leur s\u00e9jour \u00e0 l&#8217;h\u00f4tel<\/strong> (ou dans un B&amp;B ou une location de vacances), tout en encourageant les avis positifs \u00e0 la fin de leur s\u00e9jour. Un geste de courtoisie qui offre de nombreux avantages.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/2.png\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/2.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-3337\" srcset=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/2.png 960w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/2-300x169.png 300w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/2-768x432.png 768w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/2-600x338.png 600w\" sizes=\"(max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Pourquoi \u00e9crire une lettre de bienvenue : les avantages<\/h3>\n\n\n\n<p>Avec<a href=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/regali-per-ospiti-in-hotel-idee-kit-di-benvenuto\"> le kit de bienvenue<\/a>, la lettre d&#8217;accueil est un outil marketing qui peut avoir des effets indirects tr\u00e8s positifs, pendant et apr\u00e8s le s\u00e9jour. Si elle est bien structur\u00e9e, elle permet en effet de :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>\u00e9tablir une relation personnelle avec les invit\u00e9s<\/strong>, en humanisant l&#8217;image de l&#8217;\u00e9tablissement. Surtout pour les \u00e9tablissements qui n&#8217;accueillent pas les invit\u00e9s en personne parce qu&#8217;ils pr\u00e9f\u00e8rent des solutions automatis\u00e9es comme le self check-in, laisser une note de bienvenue peut rendre l&#8217;accueil moins froid, en transmettant soin et attention ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>pr\u00e9parer les invit\u00e9s \u00e0 \u00eatre plus tol\u00e9rants<\/strong> envers les petits d\u00e9fauts : en d\u00e9clarant d\u00e8s le d\u00e9but les \u00e9ventuelles inefficacit\u00e9s ou impr\u00e9vus, il est plus probable qu&#8217;ils ne soient pas jug\u00e9s trop s\u00e9v\u00e8rement<br><\/li>\n\n\n\n<li> <strong>fournir des d\u00e9tails importants et utiles sur l&#8217;\u00e9tablissement<\/strong> et au-del\u00e0, y compris les heures de <br>check-in et check-out, les heures du petit-d\u00e9jeuner de l&#8217;h\u00f4tel, les initiatives et \u00e9v\u00e9nements locaux, les services inclus et les extras ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>augmenter les opportunit\u00e9s de vente<\/strong> <a href=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/upselling-cross-selling-hotel\"><strong>incitative et de vente crois\u00e9e<\/strong><\/a>, en proposant notamment des offres d\u00e9di\u00e9es qui n&#8217;\u00e9taient peut-\u00eatre pas disponibles au moment de la r\u00e9servation ou qui m\u00e9ritent d&#8217;\u00eatre mentionn\u00e9es pour stimuler l&#8217;achat impulsif ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>cr\u00e9er un dialogue direct entre l&#8217;h\u00f4telier et les voyageurs<\/strong> : se rendre disponible m\u00eame si vous n&#8217;\u00eates pas physiquement sur place et \u00eatre disponible pour les retours et les besoins pendant le s\u00e9jour g\u00e9n\u00e8re de la confiance et fait sentir les invit\u00e9s accueillis et choy\u00e9s ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>augmenter les scores des avis positifs<\/strong>. L&#8217;effet de surprise ne doit pas \u00eatre n\u00e9glig\u00e9 : surprendre agr\u00e9ablement les invit\u00e9s avec un message de bienvenue amical et chaleureux peut avoir un impact positif sur les avis post-s\u00e9jour.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Pour que cela se produise, il est n\u00e9cessaire de suivre quelques \u00e9tapes simples et de respecter certaines bonnes pratiques dans la r\u00e9daction de la lettre.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">R\u00e9diger une lettre de bienvenue pour l&#8217;h\u00f4tel : conseils et erreurs \u00e0 \u00e9viter<\/h3>\n\n\n\n<p>Ayant clarifi\u00e9 la d\u00e9finition, les objectifs et les avantages, il est temps de passer \u00e0 la pratique : comment r\u00e9diger une lettre de bienvenue et comment mettre en \u0153uvre les directives que nous venons de voir ensemble ? Jetons un coup d&#8217;\u0153il \u00e0 quelques conseils utiles pour \u00eatre s\u00fbr de ne pas se tromper.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1 Personnaliser le message<\/h3>\n\n\n\n<p>Le premier secret est la <strong>personnalisation<\/strong>. \u00c9crire une lettre diff\u00e9rente pour chaque invit\u00e9 serait impossible, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas personnaliser chaque communication. Le plus simple est de mentionner le nom du destinataire au d\u00e9but de la lettre. Au lieu de &#8220;Cher invit\u00e9&#8221;, qui est correct mais risque d&#8217;\u00eatre un peu impersonnel, essayez &#8220;Cher Pr\u00e9nom et Nom&#8221; ou m\u00eame &#8220;Bienvenue Mme\/M. Pr\u00e9nom et Nom&#8221; ou des formules similaires.<\/p>\n\n\n\n<p>De cette mani\u00e8re, vous pouvez d\u00e9finir des mod\u00e8les fixes, les modifiant rapidement selon les besoins et seulement le minimum n\u00e9cessaire pour &#8220;r\u00e9chauffer&#8221; la communication, cr\u00e9ant ainsi un sentiment de proximit\u00e9 entre vous et vos invit\u00e9s. Et, s&#8217;ils sont des <a href=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/fidelizzazione-clienti-in-hotel\">clients fid\u00e8les<\/a>, envisagez de les accueillir avec un &#8220;Bon retour&#8221; : cela leur montrera que vous vous souvenez d&#8217;eux et que vous tenez \u00e0 garantir un s\u00e9jour impeccable, tout comme la premi\u00e8re fois.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour les salutations, n&#8217;oubliez pas de <strong>les remercier de vous avoir choisis<\/strong>, et \u00e0 la fin de la lettre, signez-la de votre nom, en pr\u00e9cisant \u00e9galement votre r\u00f4le au sein de l&#8217;\u00e9tablissement &#8211; cela aidera \u00e0 ajouter une touche encore plus personnelle au message.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2 Ajouter des d\u00e9tails sur l&#8217;\u00e9tablissement et ses points forts<\/h3>\n\n\n\n<p>La lettre de bienvenue offre l&#8217;occasion de rappeler aux invit\u00e9s <strong>les principales caract\u00e9ristiques et services de l&#8217;h\u00f4tel<\/strong> qui pourraient rendre leur exp\u00e9rience unique. Vous pourriez, par exemple, mentionner qu&#8217;il y a une piscine, un spa, ou la possibilit\u00e9 d&#8217;organiser des visites et des exp\u00e9riences sur demande. Certes, une lettre standard est plus facile \u00e0 pr\u00e9parer, mais si votre client\u00e8le est diverse, vous pourriez distinguer diff\u00e9rents mod\u00e8les en fonction du public cible auquel vous \u00e9crivez. Cela vous permet de proposer des services ad hoc pour chaque cat\u00e9gorie et ainsi augmenter les opportunit\u00e9s de ventes suppl\u00e9mentaires.<\/p>\n\n\n\n<p>De plus, s&#8217;il y a des horaires \u00e0 respecter (par exemple, pour l&#8217;arriv\u00e9e et le d\u00e9part, ou ceux de la r\u00e9ception) ou des r\u00e8gles de comportement sp\u00e9cifiques, c&#8217;est l&#8217;endroit id\u00e9al pour les mentionner, \u00e9ventuellement en renvoyant \u00e0 la documentation pertinente.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/3.png\"><img decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/3.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-3338\" srcset=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/3.png 960w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/3-300x169.png 300w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/3-768x432.png 768w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/3-600x338.png 600w\" sizes=\"(max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3 Inclure des informations utiles sur les environs et les attractions locales<\/h3>\n\n\n\n<p>Des suggestions sur la r\u00e9gion, les transports, les choses \u00e0 voir et \u00e0 faire sont un autre \u00e9l\u00e9ment \u00e0 consid\u00e9rer pour montrer votre attention aux invit\u00e9s. Recevoir des conseils \u00e0 jour <strong>d&#8217;une personne locale<\/strong>, surtout s&#8217;il s&#8217;agit de conseils utiles ou que l&#8217;on ne trouve pas en ligne et dans les guides imprim\u00e9s, peut \u00eatre appr\u00e9ci\u00e9 m\u00eame par ceux qui ont tout planifi\u00e9 minutieusement. Si vous avez des conventions actives, pourquoi ne pas les mentionner et accorder \u00e0 vos partenaires une petite visibilit\u00e9 suppl\u00e9mentaire ?<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4 Mettre en avant les contacts et les pages sociales<\/h3>\n\n\n\n<p>Comment les invit\u00e9s peuvent-ils obtenir de l&#8217;aide ? Et qui chercher en cas de besoin ? Il est important que la lettre de bienvenue inclue \u00e9galement les informations de contact, y compris les num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone et adresses e-mail \u00e9ventuels. Les adresses des pages sociales de l&#8217;h\u00f4tel sont, quant \u00e0 elles, un excellent moyen de faciliter l&#8217;engagement en ligne et de stimuler les interactions sur ces canaux, notamment par l&#8217;utilisation de tags ou hashtags officiels.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Demander des avis et des retours<\/h3>\n\n\n\n<p>Enfin, n&#8217;oubliez pas de <strong>demander \u00e0 vos invit\u00e9s de laisser un avis sur leur s\u00e9jour.<\/strong> Bien s\u00fbr, \u00e0 ce stade, cela peut sembler pr\u00e9matur\u00e9 et il est difficile pour ceux qui viennent d&#8217;arriver d&#8217;\u00eatre pr\u00eats \u00e0 donner leur opinion. Cependant, cela peut \u00eatre un bon moyen de valoriser l&#8217;opinion de vos invit\u00e9s (le sous-texte \u00e9tant, &#8220;nous tenons \u00e0 savoir ce que vous pensez&#8221;) et de promettre indirectement un excellent service (&#8220;nous ferons de notre mieux pour que vous vous sentiez bien et nous sommes pr\u00eats \u00e0 vous demander votre \u00e9valuation d\u00e8s maintenant&#8221;).<\/p>\n\n\n\n<p>Non seulement cela, mais cela peut \u00eatre un rappel efficace qui anticipe le contenu de toute communication d\u00e9di\u00e9e que vous pourriez envoyer lors du check-out.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6 Soigner le style et veiller \u00e0 la longueur<\/h3>\n\n\n\n<p>Le contenu est important, mais la forme l&#8217;est tout autant. Il ne faut que quelques lignes pour chacun des points vus jusqu&#8217;\u00e0 pr\u00e9sent pour cr\u00e9er une lettre de bienvenue concise mais compl\u00e8te. Pour \u00e9viter l&#8217;effet &#8220;mur de texte&#8221;, prenez soin de la mise en forme : divisez le texte en paragraphes th\u00e9matiques et ajoutez du gras sur les mots les plus importants, afin de permettre m\u00eame aux lecteurs les plus press\u00e9s de saisir le sens global.<\/p>\n\n\n\n<p>Si vous d\u00e9cidez d&#8217;opter pour une version papier, consid\u00e9rez bien le type de papier, l&#8217;enveloppe, le cas \u00e9ch\u00e9ant, et l&#8217;incorporation d&#8217;un ou plusieurs d\u00e9tails manuscrits, comme votre signature ou le nom de l&#8217;invit\u00e9 &#8211; tout cela contribue \u00e0 l&#8217;image de l&#8217;\u00e9tablissement.<\/p>\n\n\n\n<p>Et le style ? Le ton doit \u00eatre align\u00e9 avec celui des autres communications, surtout s&#8217;il s&#8217;agit de nouveaux invit\u00e9s qui ne vous connaissent pas. L&#8217;important est d&#8217;\u00e9viter les phrases inutilement alambiqu\u00e9es ou trop formelles qui risquent d&#8217;alourdir la lecture ou de para\u00eetre peu amicales. Mieux vaut une lettre simple, claire et polie : les invit\u00e9s auront tout ce dont ils ont besoin pour approfondir si ils le souhaitent.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/4.png\"><img decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/4.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-3339\" srcset=\"https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/4.png 960w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/4-300x169.png 300w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/4-768x432.png 768w, https:\/\/fr.wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/4-600x338.png 600w\" sizes=\"(max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Outils et instruments utiles pour g\u00e9rer les lettres de bienvenue<\/h2>\n\n\n\n<p>En ce qui concerne la r\u00e9daction, <strong>l&#8217;intelligence artificielle g\u00e9n\u00e9rative<\/strong> (c&#8217;est-\u00e0-dire des logiciels tels que ChatGPT) peut \u00eatre d&#8217;une grande aide. En effet, gr\u00e2ce \u00e0 des tests et des raffinements continus, il est possible de cr\u00e9er une ou plusieurs versions de la lettre de bienvenue \u00e0 utiliser comme base pour ses communications, qu&#8217;elles soient papier ou num\u00e9riques, surmontant ainsi brillamment l&#8217;obstacle de la page blanche.<\/p>\n\n\n\n<p>Un autre point important concerne la <strong>gestion effective des messages<\/strong>, en particulier des messages virtuels. En effet, la commodit\u00e9 de cette option r\u00e9side dans la possibilit\u00e9 de programmer les communications et d&#8217;automatiser leur envoi, sans avoir \u00e0 se soucier chaque fois d&#8217;imprimer, signer et transmettre physiquement la lettre (sans parler des \u00e9conomies de papier et de fournitures de bureau !). Des op\u00e9rations qui peuvent \u00eatre g\u00e9r\u00e9es commod\u00e9ment par le <strong>PMS de l&#8217;h\u00f4tel<\/strong>, si ce dernier le permet.<\/p>\n\n\n\n<p>Par exemple, <a href=\"https:\/\/wubook.net\/?utm_source=Referral&amp;utm_medium=banner&amp;utm_campaign=wong-link-header\">Zak, le logiciel de gestion hoteli\u00e8re de Wubook<\/a>, offre la possibilit\u00e9 de configurer un ou plusieurs messages \u00e0 envoyer par e-mail aux invit\u00e9s en fonction de la situation. En fait, gr\u00e2ce aux fonctionnalit\u00e9s des <strong>Modules de texte et des D\u00e9clencheurs d&#8217;e-mails<\/strong>, l&#8217;h\u00f4telier peut :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>D\u00e9finir un ou plusieurs mod\u00e8les<\/strong> \u00e0 sauvegarder dans le panneau pour les utiliser selon les besoins <br><\/li>\n\n\n\n<li>Recourir \u00e0 l&#8217;aide de l&#8217;intelligence artificielle (IA en abr\u00e9g\u00e9) lors de la r\u00e9daction du message. En fait, <strong>Zak est directement int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 ChatGPT<\/strong> et facilite grandement les \u00e9tapes et la r\u00e9daction ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Traduire le texte<\/strong>, de mani\u00e8re autonome ou toujours en utilisant l&#8217;IA, en 19 langues ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Personnaliser chaque message<\/strong> avec des images, des liens, des pi\u00e8ces jointes, et en entrant automatiquement les d\u00e9tails de l&#8217;invit\u00e9 \u00e0 qui vous \u00e9crivez (pr\u00e9nom et nom, mais aussi r\u00e9sum\u00e9 de la r\u00e9servation, etc.) ;<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Configurer des r\u00e8gles d&#8217;envoi<\/strong> au sein du logiciel afin que les communications soient envoy\u00e9es uniquement \u00e0 certains moments (par exemple, deux jours avant l&#8217;arriv\u00e9e, au check-in, deux jours apr\u00e8s le d\u00e9part, etc.) ;<\/li>\n\n\n\n<li>Gr\u00e2ce \u00e0 la fonctionnalit\u00e9 de Marque d&#8217;email, <strong>envoyer des communications depuis le panneau<\/strong> et g\u00e9rer la correspondance directement depuis votre bo\u00eete de r\u00e9ception.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En r\u00e9sum\u00e9, l&#8217;utilisation de ce type d&#8217;outils all\u00e8ge consid\u00e9rablement les op\u00e9rations du personnel et fait gagner du temps sans sacrifier les avantages qu&#8217;une bonne communication peut fournir.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Chers WuBookers, Nous avons parl\u00e9 \u00e0 plusieurs reprises de l&#8217;importance d&#8217;accueillir correctement les invit\u00e9s et de les faire&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":732,"featured_media":3336,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-3333","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-channel-manager","content-wrap"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.7 - 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