Chers WuBookers, 

travailler avec des groupes peut être très rentable, mais cela exige une organisation irréprochable afin d’éviter les erreurs qui pourraient nuire au service et à l’expérience des clients. C’est pourquoi les hôteliers utilisent depuis longtemps un outil dédié à la gestion préliminaire des voyageurs en groupe : la rooming list.

Qu’est-ce qu’une rooming list et à quoi sert-elle ?

Une rooming list est une liste des clients attendus, qui comprend des informations utiles pour les répartir correctement dans les différentes chambres, tout en répondant aux besoins et aux attentes de chacun.

Les informations essentielles généralement incluses dans une rooming list sont :

• le prénom et le nom du client ;
  
• les dates d’arrivée (check-in) et de départ (check-out) ;
  
• les données personnelles nécessaires aux déclarations officielles et à la transmission aux autorités (dans les pays où cela est requis) ;
  
• l’adresse e-mail et les coordonnées du client ;
  
• le type de chambre (simple, double, etc.) ;
  
• d’autres demandes particulières (intolérances alimentaires, préférences, etc.).
  

Cette liste est généralement créée et complétée par le responsable du groupe ou par l’agence qui organise le voyage, puis transmise à l’hôtel quelques jours avant l’arrivée ou au moment du check-in.

Cette opération permet de réduire la charge de travail opérationnelle du personnel hôtelier, qui devrait autrement recueillir ces informations individuellement pour chaque client, allongeant ainsi les délais de planification.

Mais les avantages de cet outil ne s’arrêtent pas là.

La rooming list comme outil pour simplifier le travail

Connaître à l’avance les noms des clients et leurs besoins permet de simplifier non seulement la phase de collecte des informations, mais aussi toutes les étapes suivantes. En général, le check-in devient plus fluide et, à l’arrivée à l’hôtel, la distribution des clés est également facilitée, évitant ainsi de longues attentes à la réception pour les membres du groupe comme pour les autres clients.

La liste complète des chambres attribuées à chaque client permet aussi une meilleure organisation de la logistique et de l’attribution des chambres : par exemple, il est possible de placer tous les membres du groupe au même étage ou dans des chambres voisines. Les demandes individuelles sont également essentielles pour garantir un service personnalisé et pour planifier à l’avance les ressources et les fournitures spécifiques.

Gérer la rooming list avec un PMS

Comme mentionné, dans la pratique courante, la rooming list est un document : dans la plupart des cas, il s’agit d’un fichier Excel (ou d’un format similaire), qui permet de saisir les différentes informations de manière ordonnée et claire pour le destinataire.

Une fois le document transmis, il revient à l’hôtelier de le traiter et de l’utiliser pour toutes les opérations pratiques et administratives à effectuer. Et quoi de mieux que de s’appuyer sur un bon PMS pour cela ? Il suffit au gestionnaire de saisir tranquillement les données des clients et de les associer à la réservation, en attribuant à chacun l’hébergement approprié et en lançant — lorsque cela est possible et nécessaire — les procédures administratives institutionnelles et de paiement.

Tout cela est bien entendu possible avec Zak,  le logiciel hotelier de Wubook, qui permet également d’aller encore plus loin.

Zak pour une gestion optimale des groupes

Comme nous l’avons dit au début, les réservations de groupes impliquent inévitablement un certain degré de complexité et, si elles ne sont pas gérées correctement, elles peuvent se transformer en véritable cauchemar, tant pour les hôteliers que pour les clients. Afin de réduire au minimum ce risque désagréable, il est possible de simplifier encore davantage le processus d’enregistrement des clients en se passant complètement de la rooming list !

Comment ? Grâce à la Guest Page : une page en ligne privée, envoyée par l’hôtelier au responsable du groupe, qui permet de collecter les données des participants sous forme numérique.

Sur cette page, il est possible de saisir les noms des voyageurs, leurs préférences individuelles et de réserver des services supplémentaires. Il s’agit en pratique d’un check-in en ligne, qui peut être finalisé en quelques instants à l’arrivée dans l’établissement, y compris à l’aide de la technologie.

Et pour les éventuels contrôles en cours de processus ou les analyses ultérieures de la part de l’hôtelier ? Aucun souci : Zak permet de vérifier chaque aspect dans une section spécifique dédiée aux détails de la réservation. Dans cet espace, l’hôtelier peut consulter une vue d’ensemble complète, avec la liste des chambres réservées par le groupe ainsi que la liste de tous les clients et leur répartition dans les chambres. Il est également possible d’ajouter des notes à chaque réservation, par exemple pour rappeler les besoins particuliers des clients.

De plus, dans le planner (le calendrier qui affiche toutes les réservations en cours), il est possible d’adopter un système de couleurs personnalisé pour les réservations et les chambres physiques : cela permet d’organiser et de distinguer facilement, d’un simple coup d’œil, les différentes solutions et exigences spécifiques.

Comme nous l’avons vu, la rooming list est un outil important d’organisation et de contrôle, mais la technologie peut aider les hôteliers et les agences à économiser encore plus de temps et d’énergie. Dans ce sens, Zak de WuBook offre de nombreuses opportunités, y compris pour la gestion des groupes.