chers WuBookers,

gérer un hôtel, un B&B ou une maison de vacances signifie bien souvent faire face à des dépenses liées à la structure et à son fonctionnement. Il s’agit très souvent de coûts fixes, comme le personnel ou les services publics, qu’il est difficile d’éliminer complètement.

Cependant, il existe certaines méthodes pour réduire ces coûts et optimiser les finances de l’hôtel sans compromettre la qualité du service.

Comment faire ? Voyons cela ensemble dans cet article.

Combien coûte la gestion opérationnelle d’un hôtel ?

La première étape pour comprendre où et comment réduire les dépenses consiste à connaître précisément les frais de l’établissement et le montant de chacun. À ce stade, il est important d’établir une liste détaillée de tous les coûts, fixes et variables. Cette liste doit inclure : le personnel (interne et externe), les factures et services publics (eau, électricité, gaz, wi-fi), d’autres fournitures (nourriture, boissons, linge), les programmes et logiciels (sécurité, gestion, domotique, etc.), ainsi que le marketing et la communication, y compris les éventuelles commissions des OTA ou les coûts d’impression et de promotion en ligne.

Une fois cette liste établie, il convient de se concentrer sur les postes les plus importants, c’est-à-dire ceux qui pèsent le plus sur le budget de l’établissement, afin d’essayer de les alléger.
Malheureusement, il n’existe pas de situation standard : chaque hôtel ou B&B a ses propres spécificités économiques. Toutefois, il est possible d’appliquer quelques principes généraux pour tenter de réduire les coûts.

5 conseils pour réduire les coûts de l’hôtel

En tenant compte des fluctuations du marché et du taux d’occupation, il existe des coûts qui peuvent être maîtrisés simplement en adoptant de bonnes pratiques de gestion et d’exploitation.

1. Gérer les ressources de manière judicieuse

Ces dernières années, notamment en raison de la situation géopolitique récente, les prix de l’énergie et d’autres ressources ont considérablement augmenté. Reporter ces coûts sur le client final, par exemple en augmentant les tarifs, n’est pas toujours une stratégie gagnante, car cela peut rendre l’établissement moins compétitif et, donc, moins attrayant pour les clients potentiels.

Il est donc préférable d’opter pour une gestion attentive et responsable de l’électricité, ou encore pour une conversion écologique de l’ensemble du bâtiment ou de l’appartement.

En ce qui concerne la première voie, il est conseillé, par exemple :

• Sensibiliser le personnel et les clients à l’utilisation des ressources, en formant correctement le personnel et en encourageant les clients à ne pas gaspiller d’énergie (mais aussi d’eau et de gaz). Pour ce faire, il peut suffire d’intégrer des messages dédiés dans les communications en ligne et de prévoir quelques rappels dans les chambres et dans les espaces communs ;
•  Remplacer toutes les ampoules à incandescence par des ampoules LED, qui sont tout aussi puissantes mais consomment beaucoup moins ;
• Utiliser la technologie pour réduire le gaspillage. Les capteurs de présence et autres solutions domotiques permettent en effet de réguler l’allumage et l’extinction des dispositifs de chauffage et de climatisation, même à distance ;
•  Installer des panneaux photovoltaïques, qui permettent de stocker de l’énergie et ainsi limiter les besoins en approvisionnement externe.

Si, en revanche, il est possible de procéder à une rénovation importante de l’hôtel ou s’il s’agit d’une nouvelle construction, il est préférable d’opter pour la voie de la durabilité environnementale dans tous les aspects. Une solution souvent encouragée par les administrations nationales et internationales, avantageuse sur le plan économique (et écologique) et appréciée également par les voyageurs, qui recherchent de plus en plus des lieux de vacances éco-responsables et dotés de certifications écologiques.

2. Prendre soin de la structure : mieux prévenir que guérir

Un lavabo fuit ? Une poignée grince ? Un tapis est déchiré ? Il est préférable de s’en occuper immédiatement. Cela s’applique à l’ameublement, mais aussi aux installations et au reste de la structure.

En plus de réparer d’éventuels dysfonctionnements, aussi petits soient-ils, il est en effet important d’organiser un service de maintenance programmé et régulier pour vérifier l’efficacité des évacuations, de la piscine (si elle est présente), du système d’irrigation du jardin, etc.

Ainsi, en plus de garantir des niveaux de sécurité et de confort appropriés, on évitera autant que possible les pannes et les ruptures imprévues, qui peuvent causer des désagréments, des dépenses d’urgence et de l’insatisfaction parmi les clients.

En d’autres termes, il s’agit d’un investissement, utile pour réduire le risque de réparations de dernière minute, généralement plus coûteuses que la maintenance préventive.

3. Former le personnel pour une gestion optimale, même en période de crise 

Un autre facteur qui a un impact significatif sur les coûts de l’hôtel est le personnel. En effet, lorsqu’il est bien formé, toute la gestion en bénéficie positivement : une plus grande efficacité générale est assurée, les clients peuvent compter sur un service de qualité, et d’éventuels imprévus peuvent être gérés rapidement et de la meilleure manière possible.

L’improvisation et la dispersion, au contraire, ne sont pas seulement de mauvais conseillers, mais risquent de générer des coûts supplémentaires, liés au temps perdu ou à l’échec des solutions mises en place.

De plus, un personnel qui connaît bien son propre travail ainsi que celui des autres, est capable de pallier d’éventuelles absences temporaires dues, par exemple, à la maladie des collègues ou à des dysfonctionnements techniques ou technologiques.

4.Choisir des outils opérationnels fiables et performants

Même le meilleur personnel au monde ne peut pas bien travailler si la structure n’est pas correctement organisée. Un aspect très important, qui se traduit par des coûts directs pour l’hôtel : plus les procédures seront floues et complexes, plus les dépenses seront élevées. Le personnel passera plus de temps à gérer des tâches simples, il pourrait y avoir plusieurs personnes assignées à la même tâche, et il sera nécessaire de réparer les erreurs à plusieurs reprises, plus souvent que d’habitude.

Un scénario à éviter si l’objectif est d’économiser (et d’assurer un excellent service).

C’est pourquoi choisir un logiciel de gestion est toujours une bonne idée, surtout s’il s’agit de programmes spécialement développés pour l’hôtellerie, comme Zak, le PMS pour hotel de WuBook

Comment un outil comme Zak peut-il influencer l’économie de l’établissement ?
De plusieurs manières :

• C’est un logiciel tout-en-un, ce qui signifie qu’il regroupe différentes fonctionnalités pour lesquelles il serait autrement nécessaire d’acheter plusieurs logiciels, et donc de dépenser beaucoup plus ;
  
• Il permet d’organiser l’activité du personnel de nettoyage en fonction des besoins réels et des réservations reçues ;
  
• Il allège considérablement le travail de la réception, car il permet aux clients d’effectuer leur check-in en ligne de manière autonome, accélérant ainsi toutes les procédures liées à l’enregistrement et à la transmission des rapports institutionnels ;
  
• Il facilite la communication avec les clients grâce à la possibilité de programmer des messages automatiques à envoyer, par exemple, chaque fois qu’un client effectue une réservation ou pour demander un avis, etc. ;
  
• Avec le Channel Manager, mettre à jour les prix et la disponibilité sur les canaux de vente externes devient facile et immédiat : ainsi, on évite les pertes de temps et on réduit les erreurs potentiellement très coûteuses ;
  
• Grâce au Moteur de Réservation intégré, les clients peuvent sélectionner leurs dates et types d’hébergement de manière autonome et finaliser leur réservation directement depuis le site de l’établissement, rendant ainsi tout le processus beaucoup plus fluide pour les deux parties. Une méthode qui, si elle est encouragée et promue, peut également aider à réduire les investissements dans les OTA.

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En résumé, en confiant au PMS toutes les opérations administratives et manuelles les plus lourdes, il est possible de simplifier l’exploitation et, donc, d’utiliser les ressources disponibles de manière plus efficace et plus profitable.

5.  Évaluer attentivement la stratégie marketing

La communication et le marketing sont essentiels pour générer de la visibilité et des réservations. Cependant, toutes les actions ne sont pas durables ou ne produisent pas de résultats utiles.

Dans ce cas également, la première chose à faire est un audit complet pour comprendre quels canaux maintenir actifs (et comment), et quels canaux peuvent être remplacés ou éliminés.

Par exemple, si votre établissement attire principalement des voyageurs d’affaires ou fonctionne bien avec le segment MICE, vous pourriez réaliser que LinkedIn est le canal le plus rentable, tandis que TikTok pourrait être moins efficace.

En revanche, si vous vous adressez à un public de familles ou de jeunes couples, il est possible que des réseaux sociaux comme Facebook ou TikTok, ou des activités comme le marketing d’influence, se révèlent particulièrement efficaces.

Le conseil général est de ne pas sauter immédiatement aux conclusions, mais de considérer chaque outil sur une période suffisamment longue, en tenant compte des spécificités de chacun. Une fois que les outils les plus prometteurs et productifs sont identifiés, il sera facile de savoir où faire des économies.

Autres aspects à considérer pour réduire les dépenses 

D’autres interventions possibles pour réduire les coûts sans compromettre la qualité de l’offre concernent, par exemple, les contrats avec les fournisseurs : négocier pour obtenir des services ou des utilitaires similaires mais à des prix plus bas peut être une stratégie gagnante.
Les conditions relatives à l’assurance peuvent également être vérifiées et, le cas échéant, révisées : vérifiez si la couverture en place est adaptée à votre établissement et s’il existe des moyens de réduire son coût.
Enfin, analysez de manière critique l’espace disponible : existe-t-il des zones sous-utilisées qui pourraient être valorisées ? Si tel est le cas, mettez-vous au travail pour les réévaluer et les dynamiser, par exemple en créant des espaces aménagés pour le sport ou pour le travail, capables d’attirer de nouveaux segments de clientèle comme les travailleurs nomades (smart workers) et d’autres personnes intéressées par le concept de  workation. 

Comme mentionné précédemment, toutes les réalités ne sont pas identiques et les conseils présentés jusqu’ici peuvent ne pas s’appliquer à toutes les situations. Cependant, ils constituent un bon point de départ pour essayer de comprendre où l’argent est dépensé et comment il pourrait être réinvesti pour augmenter les revenus.