Chers WuBookers, 

depuis quelque temps, le travail des hôteliers et des gestionnaires d’établissements d’hébergement a évolué, intégrant divers outils technologiques qui soutiennent les opérations quotidiennes et à long terme. Dans cet article, nous examinons quels logiciels sont indispensables pour gérer un hôtel (ou tout autre établissement d’hébergement) et à quelles fins ils peuvent être utilisés.

1. Le PMS, le cerveau opérationnel de l’établissement

Indispensable pour la gestion des hôtels, des chambres d’hôtes et des locations de vacances, le PMS (acronyme de Property Management System) permet d’organiser et de piloter tous les processus au sein de l’établissement. Par exemple, Zak, PMS le PMS hôtelier de WuBook, offre la possibilité de définir les prix et les tarifs pour chaque type d’hébergement, y compris les variations saisonnières et les conditions d’annulation. Le planificateur de réservations est toujours accessible et modifiable : il est possible d’attribuer des chambres différentes de celles automatiquement assignées par le système au moment de la réservation, de déplacer les clients, d’ouvrir ou de fermer des chambres, sans aucune limite.

La base de données des clients est également illimitée. Les clients peuvent s’enregistrer et payer en ligne. Des statistiques et des rapports spécifiques aident également à suivre les performances de l’établissement et à optimiser les revenus.

Grâce à Zak, un hôtelier peut aussi :

• gérer les ventes directes, via une connexion avec des logiciels spécifiques ;
• recevoir des réservations indirectes et intervenir sur leurs offres dans les canaux de distribution automatiquement, grâce à l’intégration avec un channel manager ;
• coordonner les équipes internes, en envoyant des communications spécifiques relatives, par exemple, au service de ménage des chambres ;
• effectuer des rapports et des opérations statistiques demandées par les autorités territoriales.

En résumé, le PMS hôtelier est le cerveau opérationnel de l’établissement : en centralisant l’ensemble des activités sur un portail unique, il offre une vue d’ensemble complète et permet une gestion efficace.

2. Moteur de Réservation (et site) pour les réservations directes.

Définir les tarifs et les prix ne suffit pas à vendre – c’est pourquoi il est nécessaire d’inclure dans votre équipement  un système de réservation directe, c’est-à-dire le Moteur de Réservation. Prenons toujours WuBook comme exemple pour mieux comprendre cela et son fonctionnement. Grâce au Moteur de réservation de Zak, les clients potentiels peuvent accéder au site web de l’établissement et réserver leur hébergement sans passer par des sites tiers ou des OTA. Une solution qui simplifie le processus pour l’acheteur et garantit à l’hôtelier des gains sans frais d’intermédiation.

En effet, l’invité ne voit que les chambres disponibles pour les dates choisies, avec leurs restrictions, et peut finaliser sa réservation en quelques étapes. De son côté, l’hôtelier voit les mises à jour directement sur le calendrier des réservations : si le Moteur de Réservation et le PMS sont connectés, les informations relatives aux prix et à la disponibilité sont envoyées et reçues automatiquement.

Le Moteur de Réservation de Zak est donc un véritable atout qui peut être ajouté au site web de l’hôtel ou intégré dans le site construit directement via Zak. En effet, avec le Website Creator, il est possible de créer un site web personnalisé en un rien de temps et de le lier au logiciel de gestion des ventes.

3. Le “Estimate Engine” pour gérer les offres personnalisées

Le Moteur de Réservation n’est pas le seul système permettant d’obtenir des réservations directes. En effet, il est possible que certains clients aient des besoins spécifiques ou préfèrent demander une offre sur mesure plutôt que de passer par un achat immédiat. Dans ce cas, l’hôtelier peut recourir à des outils spéciaux pour la formulation de devis.

En parlant de Zak, il s’agit de Estimate Engine pour les hébergements, un module spécifique qui peut être intégré au PMS et permet de créer et d’envoyer des devis personnalisés en quelques clics seulement.
Peu importe d’où viennent les demandes (qu’elles proviennent du système de réservation ou du site web), grâce à l’Estimate Engine, il est possible d’envoyer des offres sur mesure, même directement depuis la planification des réservations. Ainsi, en plus de pouvoir les gérer rapidement, vous gardez toujours un œil sur la vue d’ensemble des disponibilités.

4. Channel Manager pour vendre sur les OTAs

Les OTAs sont un canal de vente indispensable pour de nombreuses entreprises, mais leur gestion peut s’avérer assez compliquée si elle est effectuée manuellement. La mise à jour des tarifs et de la disponibilité à la main peut en effet entraîner des erreurs pouvant conduire à des occasions manquées ou à des désagréments pour les clients (y compris le redouté overbooking).

Pour éviter cela, un channel manager doit également être inclus parmi les logiciels de gestion hôtelière.
Le Channel Manager de Zak, par exemple, enregistre et envoie les données d’inventaire en temps réel du PMS vers les OTAs et vice versa : de cette manière, il s’assure que les deux systèmes sont toujours synchronisés et qu’il n’y a pas de divergences dans l’offre. De plus, grâce à Zak, il est possible de définir des prix différents en fonction de la plateforme de distribution, en personnalisant la grille tarifaire selon les coûts de commission, le marché de vente, le positionnement de l’établissement, et tous les autres facteurs qui contribuent aux revenus de l’établissement.

5. RMS : le système qui maximise les revenus

En parlant de revenus, le Revenue Management System (ou RMS) est un logiciel qui aide à définir de manière dynamique et automatique les tarifs des chambres en prévoyant les tendances de la demande. Basé sur les données de ventes et de marché, le RMS suggère le meilleur calendrier tarifaire pour maximiser les revenus de l’hôtel.

Évidemment, beaucoup dépend de la stratégie tarifaire et, en général, des objectifs de revenus à atteindre à long terme.
Cependant, toutes les structures n’ont pas les caractéristiques – organisationnelles ou structurelles – permettant de tirer pleinement parti de cet outil et, au départ, un système de yield management, c’est-à-dire un logiciel qui modifie dynamiquement les prix en fonction de règles flexibles, selon la vitesse des ventes et d’autres paramètres, peut suffire.

En tant que PMS tout-en-un, Zak envisage les deux possibilités : il est compatible avec les principaux RMS de l’industrie et comprend déjà un système avancé de yield management intégré.

6. Gestion du ménage : ordre et propreté impeccables

La gestion du ménage fait référence à l’entretien de l’hôtel, depuis le nettoyage quotidien des chambres et des espaces communs, jusqu’à la préparation des chambres, en passant par les interventions extraordinaires (pannes mineures ou réparations). Il s’agit d’une activité essentielle, étroitement liée au flux des arrivées et des départs, et doit être parfaitement coordonnée.
Pour cela, il existe des logiciels dédiés, qui permettent au responsable de ménage de gérer le personnel affecté et de communiquer directement toute modification du programme quotidien. Ces programmes peuvent généralement être intégrés au PMS, mais, alternativement, il est possible de choisir un logiciel de gestion qui intègre déjà les fonctionnalités de base, comme Zak de WuBook.

7. Food & Beverage : logiciels pour gérer le restaurant de l’établissement

Le ménage n’est pas le seul service qui nécessite une coordination rapide et efficace. Si l’hôtel dispose d’un bar ou d’un restaurant, il est en effet important que celui-ci soit également géré de manière experte.
Il existe plusieurs solutions externes, ou – une fois de plus – on peut se tourner vers Zak de WuBook. Avec le module dédié à la gestion du restaurant, l’hôtelier peut :

• générer un menu numérique, qui peut également être imprimé et consulté via un code QR ;
• envoyer la commande à la cuisine et à la caisse, où elle peut être ajoutée à la note de la chambre si le client est également un résident de l’établissement ;
• diviser rapidement l’addition selon la commande de chaque personne ou par nombre de personnes ;
• ajouter des consommations supplémentaires liées au restaurant (comme des boissons et des plats) directement à la réservation de la chambre, et ensuite avoir une seule facture.

En résumé, avec Zak, il est possible de répondre à tous les besoins majeurs dans le domaine de la Food & Beverage sans avoir à activer des outils supplémentaires, potentiellement coûteux.

Autres logiciels et fonctionnalités à considérer

Les logiciels que nous avons vus jusqu’à présent sont les outils de base que chaque établissement devrait évaluer en fonction de ses caractéristiques. Cependant, ce ne sont pas les seuls, et beaucoup dépend des spécificités de chaque hôtel, chambre d’hôtes ou maison de vacances.
Par exemple, pour certains, il pourrait être intéressant (ou nécessaire) d’ajouter des systèmes de domotique à la liste, permettant la gestion à distance de l’appartement, ou des solutions pour l’ouverture et la fermeture automatiques des chambres.
Bien que ce soient des applications externes, il est conseillé de s’assurer qu’elles soient également compatibles avec le PMS, afin d’éviter de devoir constamment passer d’une plateforme à l’autre.

Toujours dans le domaine du PMS, en plus de ce que nous avons déjà vu, il est également recommandé de vérifier la présence de :

• systèmes de paiement multi-devises et conformes aux protocoles de sécurité et de protection des données en vigueur dans le territoire concerné ;
• fonctionnalités spécifiques pour la création et la transmission des rapports institutionnels requis par les départements locaux à des fins statistiques ou de contrôle ;
• statistiques détaillées et analyse des données pour les rapports internes, visant à surveiller les tendances et à prévoir les revenus ;
• messages automatiques et demandes d’avis : une fonctionnalité importante pour accélérer les procédures internes et maintenir le contact avec les clients, en particulier ceux qui sont satisfaits !!!
• espace pour la création de factures électroniques (le cas échéant, par exemple en Italie) et pour la collecte de la taxe de séjour.

Tous ces aspects contribuent à rendre la gestion d’un établissement d’hébergement véritablement optimale, tant pour l’hôtelier que pour le client.
Chez WuBook, nous en sommes bien conscients, c’est pourquoi nous avons pris en compte toutes ces fonctionnalités dans notre PMS.