Bonjour à tous,
Comme annoncé dans un précédent article, voici arrivée le nouveau système de facturation de Zak, notre système de gestion hôtelière.
Nous verrons dans cet article comment éditer une facture, un reçu, une note de crédit ou encore un devis.
La première chose à prendre en compte est qu’il y a deux manières de créer une facture :
- Depuis la barre des principaux menus
Lorsque vous cliquez sur l’icone directement, les champs de la facture sont vides. Elle n’est associée à aucune réservation. Vous pourrez y enregistrer d’autres services à part (restaurante, bar,…) pour les clients n’étant pas logés dans l’établissement. Un premier pas pour pouvoir émettre des factures autres que celles concernant les chambres sans utiliser de programme tiers.
Attention : Les factures émises par ce biais ne seront pas comptabilisés dans le système de statistiques.
- Depuis les détails de réservation en cliquant sur “Nouveau système de facturation” juste au dessus du lien classique.
De là, il sera possible d’éditer une facture, un reçu, une note de crédit ou un devis en rapport avec la réservation.
Ainsi, nous pourrons gérer le documents intégrant les paiements ayant trait à celle-ci (prix de la chambre, extra, taxe de séjour,…).
Les nouveautés en détails :
- Choix du type de document.
- Le client sera par défaut celui apparaissant sur la réservation mais pourra être modifié *
- La référence de la réservation sera toujours visible.
*Le client à qui est adressée la facture peut être l’hôte, une entreprise ou encore une agence.
- La description de la chambre. Aussi modifiable.
- Il est possible d’ajouter des lignes à au document.
- Les résumé du paiement et des différents coûts/taxes.
- La méthode de paiement à sélectionner.
- Le compte de destination. Un pas de plus vers la sortie prochaine de l’option “fermeture de caisse”.
- Option de paiement différé.
- Des paiements partiels peuvent être édités ainsi que leurs compléments.
- Il est aussi possible d’ajouter un paiement en devise étrangère.
Dans le cas où le montant réglé n’est pas conforme avec le montant de la facture, vous serez avertis par un message automatique.
Vos factures pourront bien évidemment être personnalisées comme auparavant.
Les deux systèmes de facturations seront disponibles pendant un mois. Ensuite seul le nouveau subsistera.
Si vous avez des suggestions, n’hésitez pas.
A bientôt.
Indigo