Chers WuBookers,

Les hôtels et les établissements sont de moins en moins de simples lieux où passer la nuit et deviennent de plus en plus de véritables espaces de bien-être et de divertissement, capables de contribuer activement à l’expérience des voyageurs, et bien au-delà.

L’un des moyens les plus efficaces de tirer parti de cette tendance et d’augmenter les revenus consiste à organiser des événements. En effet, selon leur nature, les événements organisés à l’hôtel peuvent attirer les touristes, impliquer les clients de l’établissement et même séduire la clientèle locale.

Découvrons ensemble tous leurs avantages et comment tirer le meilleur parti des événements organisés au sein de votre établissement.

Tous les événements hôteliers ne se ressemblent pas : types et caractéristiques

Les événements organisés dans les hôtels peuvent prendre de nombreuses formes : conférences, dégustations, soirées à thème, réceptions de mariage, etc. Les possibilités sont nombreuses, mais de manière générale, on peut distinguer deux grandes catégories : les événements organisés directement par l’hôtel et ceux demandés par des clients ou d’autres personnes extérieures à l’établissement.

Événements organisés par l’hôtel : avantages et inconvénients

Ces événements sont proposés et promus directement par l’hôtelier et peuvent inclure des expériences gastronomiques et œnologiques, des cours de yoga et des activités sportives, des concerts, des rencontres, des clubs de lecture et d’autres activités similaires. Le public est généralement composé à la fois de clients de l’hôtel, de voyageurs qui ne séjournent pas dans l’établissement et de résidents locaux.

Le principal avantage de ce type d’activité est qu’il peut contribuer à augmenter le taux d’occupation des chambres, même pendant la basse saison, notamment lorsque l’événement est organisé en collaboration avec des personnalités reconnues disposant d’une communauté fidèle. Mais ce n’est pas le seul bénéfice. Parmi les autres effets positifs, on trouve la possibilité d’accroître la notoriété de l’établissement grâce au bouche-à-oreille et à la visibilité sur les réseaux sociaux générée par les participants. Si l’événement devient un rendez-vous régulier, il peut favoriser la fidélisation des clients ; tandis qu’un programme riche et varié peut attirer une clientèle de passage ainsi que des résidents locaux, transformant ainsi l’établissement en un véritable lieu de vie et de rencontre tout au long de l’année.

Bien entendu, ce type d’événement nécessite, outre un investissement organisationnel concret, certaines capacités logistiques : les espaces doivent être équipés et adaptés à l’organisation de concerts, de cours, d’expositions, etc. Il est également important de disposer d’un bon réseau de contacts et de partenariats locaux, ainsi que d’une stratégie de communication diversifiée et multicanale, car tous les clients potentiels ne recherchent pas les informations par les mêmes canaux.

En contrepartie, ces événements permettent de générer des sources de revenus alternatives à la vente de chambres et peuvent également être proposés comme avantage inclus ou comme supplément afin de différencier les tarifs.

Événements organisés par des clients externes : avantages et éléments à prendre en compte

Cette deuxième catégorie comprend tous les événements que l’hôtel décide d’accueillir sans en être l’organisateur principal. Il peut s’agir, par exemple, de réunions et de conférences, généralement liées au tourisme MICE, de cérémonies, de réunions associatives, de rassemblements et d’autres célébrations organisés par les groupes SMERF, ou encore de fêtes privées, de cours et d’ateliers.

Dans ce cas, le public est donc plus ciblé et homogène, mais aussi plus motivé et fiable. En effet, ces événements impliquent souvent des nuitées dans l’établissement, offrant ainsi une double source de revenus à l’hôtelier. De plus, lorsqu’ils sont gérés par des organisateurs externes, ils peuvent représenter une excellente occasion d’accroître la notoriété de l’établissement et de nouer des contacts avec des agences et des organisations spécialisées susceptibles de générer régulièrement de nouvelles opportunités commerciales.

Pour rester compétitif et attractif, il est toutefois essentiel de veiller à ce que les espaces et les équipements soient toujours impeccables et puissent être personnalisés en fonction des besoins. Le prix doit également pouvoir s’adapter à ce segment de clientèle, qui recherche généralement des solutions fonctionnelles à des tarifs abordables, compte tenu du nombre souvent important de participants.

Pourquoi choisir d’accueillir un événement dans un hôtel ?

Quel que soit le type d’événement, l’organiser ou l’accueillir au sein d’un hôtel peut s’avérer stratégique et rentable. Voici, en résumé, les principales raisons pour lesquelles il est intéressant d’envisager cette opportunité :

• optimiser l’utilisation de chaque espace de l’établissement, comme les salles de conférence, les espaces extérieurs, la salle du petit-déjeuner ou encore le restaurant : lorsqu’ils ne sont pas utilisés, ces espaces restent inexploités. Alors pourquoi ne pas en profiter pour les rentabiliser davantage ?
• accroître la notoriété de votre établissement au-delà de votre clientèle habituelle et toucher différents publics, non seulement parmi les clients de l’hôtel, mais aussi au sein de la communauté locale ;
• diversifier vos sources de revenus, afin de compenser les éventuelles périodes de baisse de la demande ;
• créer des partenariats fructueux, aussi bien avec des agences spécialisées et des organisateurs d’événements qu’avec d’autres professionnels susceptibles de vous aider à concevoir des événements sur mesure ;
• vous démarquer de la concurrence et augmenter la valeur perçue de votre hôtel par rapport aux autres établissements.

Comment maximiser les revenus générés par les événements

Tout cela semble simple et évident, mais comment s’assurer que les événements génèrent réellement davantage de revenus que l’activité quotidienne de l’établissement ? Et comment maximiser ces revenus ?

Il existe certains leviers stratégiques qui, lorsqu’ils sont appliqués de manière méthodique, peuvent transformer chaque événement en une véritable opportunité de rentabilité.

Définir les prix de manière « intelligente »

La stratégie tarifaire est essentielle pour ne pas passer à côté de bonnes opportunités de revenus, y compris lorsqu’il s’agit d’événements. Pour ceux organisés par des tiers (réunions d’entreprise, mariages, conférences), il est indispensable d’évaluer si les revenus générés par un groupe sont réellement supérieurs à ceux que vous pourriez obtenir en vendant les mêmes chambres à des clients individuels aux mêmes dates.

Un tarif de groupe attractif pour le client peut en effet s’avérer moins avantageux pour l’établissement si, au cours de la même période, la demande des voyageurs individuels est particulièrement élevée. Cette évaluation doit bien entendu prendre en compte l’ensemble des flux de revenus générés : non seulement les chambres, mais aussi la restauration, l’utilisation des espaces et les services complémentaires.

Pour les événements organisés directement par l’hôtelier, en revanche, l’événement lui-même devrait générer une demande supplémentaire. Il est donc possible d’appliquer ce que l’on appelle la tarification dynamique. Par exemple, des tarifs plus élevés peuvent être proposés les jours de l’événement, puis ajustés en temps réel en fonction de l’évolution des ventes et du comportement du marché.

Créer des packages pour multiplier les sources de revenus

Un événement ne génère pas uniquement des revenus grâce à la location des espaces ou à la vente de billets : il offre également la possibilité d’exploiter simultanément plusieurs sources de revenus.

Une solution consiste à créer des packages thématiques, par exemple « événement + nuitée + service/expérience supplémentaire », qui permettent d’augmenter la dépense moyenne par client et de simplifier le processus de réservation, tout en renforçant la perception de la valeur de l’offre.

En complément, il est conseillé de mettre en place un système structuré d’upselling et de cross-selling, aussi bien avant que pendant l’événement : grâce à des e-mails envoyés avant l’arrivée contenant des offres personnalisées, à un personnel formé capable de proposer des surclassements ou des expériences supplémentaires, ainsi qu’à des outils numériques permettant de promouvoir efficacement, mais sans être intrusif, les différents services de l’établissement.

Créer de la continuité grâce aux organisateurs d’événements, aux partenariats locaux et aux entreprises

Accueillir une seule réception ne suffit pas : pour assurer une certaine continuité, il est nécessaire de développer des partenariats et de fidéliser les organisateurs d’événements de manière professionnelle. Promouvoir votre hôtel auprès d’un public spécialisé, participer à des salons professionnels et mettre efficacement en valeur cette activité sur vos propres canaux sont autant d’étapes essentielles pour établir des relations de confiance avec les agences événementielles, les organisateurs professionnels et les entreprises locales.

Cette stratégie permet de générer un flux régulier d’occupation, idéalement concentré en semaine ou pendant la basse saison, lorsque la demande individuelle est généralement plus faible.

Suivre les résultats à l’aide d’indicateurs de performance (KPI)

Enfin, il est essentiel de suivre les résultats afin d’identifier ce qui fonctionne et de corriger les éventuels problèmes ou points faibles. Une analyse approfondie des performances doit combiner des données quantitatives et une évaluation qualitative.

Parmi les indicateurs chiffrés les plus utiles figure sans aucun doute le RevPAR des jours où se déroule l’événement, à comparer avec la moyenne de la période précédente ou avec celle de la même période de l’année précédente, afin d’en mesurer l’impact sur le taux d’occupation. Le TRevPAR (Total Revenue Per Available Room, ou revenu total par chambre disponible) est également très utile, car il prend en compte les revenus annexes et offre ainsi une vision plus complète de la rentabilité générée pendant l’événement.

La satisfaction des participants constitue un autre élément essentiel pour obtenir une vision globale des performances. Elle peut être mesurée à l’aide d’enquêtes de satisfaction spécialement conçues à cet effet.

Au-delà de ces aspects, les espaces, les équipements et le personnel disponibles doivent être adaptés au type d’événement et au nombre de participants. Toute l’organisation doit également fonctionner de la manière la plus fluide et efficace possible afin d’éviter les mauvaises surprises. Pour y parvenir, il est indispensable de disposer du bon support technologique.

Zak (aussi) au service des réservations de groupe

Pour un hôtel indépendant, il peut être difficile de gérer plusieurs solutions logicielles, tant sur le plan financier qu’opérationnel. Aussi puissantes et complètes soient-elles, on ne dispose pas toujours du temps, de l’énergie ou des ressources nécessaires pour les adopter et les utiliser toutes. Il est donc plus simple de choisir un outil qui regroupe toutes les fonctionnalités essentielles dans une version simplifiée, adaptée même aux personnes peu à l’aise avec la technologie ou qui hésitent encore à investir dans des solutions plus spécialisées.

Dans ce contexte, un PMS destiné aux hôtels et aux établissements d’hébergement peut être d’une grande aide, surtout s’il s’agit de Zak de WuBook : le logiciel de gestion hôtelière tout-en-un qui réunit sur une seule plateforme toutes les fonctionnalités essentielles aux professionnels de l’hébergement.

En matière d’événements et de groupes, Zak permet de gérer chaque aspect de manière rapide et précise. Il permet, par exemple, de créer des réservations de groupe et de définir des tarifs différents en fonction de l’occupation de chaque chambre. Et nul besoin d’être physiquement présent dans l’établissement pour le faire : afin de simplifier davantage la gestion à distance, l’hôtelier peut fournir un lien vers le système de réservation (Booking Engine) associé au compte du responsable du groupe et permettre ainsi aux membres du groupe de réserver eux-mêmes leurs chambres selon leurs préférences.

De plus, grâce à la Guest Page, vous pouvez recueillir à l’avance les informations des participants, ce qui permet d’accélérer les procédures de check-in à la réception.

Et pour gérer des offres et des promotions sur mesure ? Aucun problème : il suffit de fournir au groupe des codes de réduction personnalisés, que ses membres pourront saisir directement lors du processus de réservation afin d’accéder au tarif réduit qui leur est réservé.

Sur le plan administratif, Zak permet également d’enregistrer les paiements, les acomptes, les soldes restant dus, les opérations comptables et les frais dès la réservation. Il devient ainsi plus facile de suivre précisément la situation financière et d’alléger la charge de travail du personnel administratif.

Tout cela s’applique aussi bien aux groupes qu’aux clients individuels : l’hôtelier n’est donc pas contraint de passer d’une plateforme à une autre, mais peut tout gérer depuis un seul et même système. Un seul, vraiment !