Chers WuBookers, 

nous disons toujours que Zak by WuBook est le logiciel de gestion idéal pour différents types d’établissements : hôtels indépendants, petites chaînes hôtelières, chambres d’hôtes, locations de vacances, maisons d’hôtes et appartements touristiques. Ces établissements se ressemblent parce qu’ils appartiennent au même secteur, mais ils se distinguent aussi par leurs besoins et critères spécifiques. Si l’on considère en plus que beaucoup opèrent dans différents pays, européens et non européens, le tableau devient encore plus complexe.

Alors, comment un seul logiciel peut-il répondre aux besoins de tous, et avec quelles garanties pour les hôteliers ? Nous avons posé la question à Alberto Zagni, Sales Manager de WuBook Espagne, et à Arianna Della Santa, Team Manager Italie.

Zak by WuBook, le PMS idéal pour tous types d’établissements

« Je peux dire que Zak, le PMS de WuBook, est véritablement idéal pour tout établissement touristique souhaitant automatiser et simplifier sa gestion, » explique Zagni. Les fonctionnalités du logiciel sont conçues pour optimiser l’ensemble des processus typiques d’une activité hôtelière, des réservations à l’attribution des chambres en passant par le ménage. C’est un logiciel complet qui soutient réellement le travail des hôteliers et des gestionnaires d’établissements, en allégeant leur charge quotidienne.

« Les services inclus dans Zak sont indispensables pour presque tous les types d’établissements, » poursuit Della Santa, « et la configuration est très polyvalente, ce qui nous permet de l’adapter facilement à chaque client. » La flexibilité est l’un des plus grands atouts du PMS.

Il ne s’agit pas d’un package unique et rigide, mais d’une plateforme cloud tout-en-un qui, grâce à son format modulaire et adaptable, donne à chaque gestionnaire la liberté de choisir et d’utiliser uniquement les fonctionnalités dont il a besoin. « Il est également possible de commencer avec moins de fonctionnalités pour s’habituer à leur utilisation et, au fil du temps, en ajouter de nouvelles afin de progresser dans la simplification opérationnelle et administrative de l’établissement, » précise Zagni.

Nous avons conçu Zak de manière à offrir des fonctionnalités flexibles et automatisables, capables d’accompagner la croissance et la diversification des établissements et de leurs activités

Des fonctionnalités ad hoc pour les hôtels, petites chaînes, chambres d’hôtes et autres établissements d’hébergement.

Modulaire, oui, mais aussi spécifique : les fonctionnalités de Zak répondent parfaitement aux besoins des hôtels, des petites chaînes, des chambres d’hôtes et d’autres types d’établissements touristiques. Les chambres d’hôtes, par exemple, ont besoin d’une interface simple et rapide, qui ne soit pas surchargée d’informations. « Et aussi d’un planning, tout aussi simple, qui les aide à gérer rapidement des opérations moins complexes que dans d’autres établissements », ajoute Zagni.

De son expérience, acquise chez WuBook mais consolidée dans ses fonctions précédentes, chaque hôtelier a des besoins spécifiques. Les hôtels et établissements de taille moyenne ont besoin d’accéder à un PMS un peu plus complet que les chambres d’hôtes, avec un channel manager multicanal et, dans certains cas, même un logiciel de gestion pour de petits bars ou restaurants.

Les chaînes, quant à elles, recherchent généralement un contrôle multi-propriétés centralisé et des rapports détaillés, afin de gérer facilement toutes les opérations tout en tenant compte de données plus complexes.

« Si l’on regarde du côté des appartements touristiques et des locations de vacances, » poursuit-il, « on constate que la gestion doit s’adapter à des caractéristiques complètement différentes, qu’il s’agisse de la diversité géographique des biens, de la durée moyenne des séjours (qui dépend de la destination), ou encore de la communication avec les clients, de préférence automatisée. » Comme ces établissements n’ont souvent pas de réception, le système doit être disponible sur une application mobile ou tablette pour garantir une efficacité maximale.

Enfin, même pour les auberges de jeunesse, le logiciel de gestion doit être capable de s’adapter à des opérations rapides et à des ventes spécifiques, comme celles des dortoirs (chambres partagées) et des groupes (même de grande taille).

Chaque établissement a ses propres besoins

Avec l’aide de Zagni et Della Santa, essayons de résumer les fonctionnalités natives ou intégrables de Zak les plus demandées par chaque type d’établissement, en les classant selon leur priorité principale ou secondaire.

Type d’établissement	Fonctionnalités requises	Fonctionnalités secondaires
Chambres d’hôtes et petites maisons d’hôtes:Établissements familiaux de 3 à 10 chambres, souvent gérés directement par le propriétaire, axés sur un service personnalisé et incluant le petit-déjeuner.	Planning simplifié avec vue rapide des réservations Application pour téléphones et tablettes Gestion de la base clients avec notes personnalisées pour chaque invité Check-in / check-out flexible Rapports de base pour suivre l’occupation et le chiffre d’affaires Création simple de page web Option de connexion à une passerelle de paiement pour permettre aux clients de payer directement en ligne Channel Manager pour gérer les OTAs Moteur de réservation personnalisable pour les réservations directes.	Modules avancés de gestion des revenus Option de réservation de groupes Intégration POS pour bars/restaurants Gestion multi-établissements Module de statistiques pour analyser des produits spécifiques sur des périodes déterminées.

Hôtels de taille moyenne (20 à 100 chambres) : établissements avec un personnel plus important, qui gèrent des services supplémentaires tels que des restaurants.

PMS complet avec gestion multi-utilisateurs garantissant un accès sécurisé ; Channel Manager avancé pour gérer différents OTAs ; Système de gestion de restaurant intégré pour les clients internes et externes ; Gestion du ménage avec attribution des chambres à nettoyer, maintenance et service des objets trouvés ; Rapports détaillés pour analyser les performances et les prévisions ; Moteur de réservation personnalisable pour les réservations directes ; Envoi des rapports institutionnels (comme l’Istat et les Fiches Hôtes) ; Gestion de la facturation ; Module de devis personnalisés.

CRM; ; Gestion des forfaits et tarification multi-rates.

Chaînes et groupes hôteliers : hôtels disposant de plusieurs établissements, locations de vacances nécessitant des processus standardisés, un contrôle centralisé et des rapports consolidés

Gestion multi-établissements via une interface centralisée et multi-utilisateurs Rapports détaillés pour tous les établissements Gestion centralisée des tarifs et disponibilités Système de réservation en ligne multi-établissements et géolocalisé pour différentes destinations Contrôles d’accès hiérarchiques selon les niveaux de gestion Standardisation des flux de travail et des procédures.

Personnalisation maximale ; Site web complet ; Gestion de restaurant.

Appartements et locations de vacances : établissements pour séjours longs, souvent gérés à distance, ménage en rotation, avec un accent sur l’autonomie des clients

Gestion des séjours de longue durée ; Accès pour les propriétaires ; Système de communication automatisé avec les clients ; Planification du ménage et de la maintenance ; Gestion des dépôts de garantie et des services supplémentaires ; Intégration avec Airbnb et les portails de locations de vacances ; Intégration avec les fournisseurs de codes, serrures intelligentes, etc. ; Channel Manager pour gérer les OTAs ; Envoi des rapports institutionnels (comme l’Istat et les Fiches Hôtes) ; Gestion rapide et automatisée du check-in/check-out.

Statistiques pour le secteur restauration et boissons ; Gestion de restaurant.

Auberges de jeunesse et hôtels économiques : établissements à prix compétitifs, fort turnover de clients, services basiques et gestion optimisée en raison de marges réduites.

Système de gestion des lits dans les dortoirs partagés ; Gestion rapide et automatisée du check-in/check-out ; Intégration avec des portails spécialisés (comme Hostelworld et Booking.com pour auberges) ; Analyse de la facturation, ADR et RevPar ; Système de réservation pour groupes et clients ponctuels ; Gestion des services payants supplémentaires (petit-déjeuner, casiers, blanchisserie, etc.).

CRM.

Les demandes les plus fréquentes des établissements et comment Zak y répond

​​Au-delà des caractéristiques spécifiques de chaque établissement, certaines fonctionnalités ou exigences sont assez communes à tous. Regardons de plus près les plus fréquentes pour comprendre comment elles peuvent améliorer la gestion hôtelière.

1. Le Channel Manager

« Je pense que le service le plus demandé est le Channel Manager, » souligne Della Santa, « la raison est simple : 90 % des établissements vendent sur différentes OTAs, et le Channel Manager de Zak permet de gérer les tarifs et les disponibilités depuis une interface unique. » Les OTAs génèrent souvent 70 à 80 % des réservations pour la plupart des établissements, ce qui rend cette fonctionnalité particulièrement cruciale pour leur survie. L’automatisation des mises à jour en temps réel des calendriers sur toutes les plateformes – ce que fait le Channel Manager de Zak – permet d’éviter des surréservations coûteuses et assure une visibilité quasi immédiate.

2. Configuration rapide des chambres et des tarifs

Un autre besoin très courant est d’être opérationnel le plus rapidement possible, surtout lors du passage d’un ancien PMS à Zak, afin de ne pas perdre la continuité des opérations. « Les clients sont également motivés par le besoin de ne pas perdre en visibilité, car la concurrence pourrait profiter de leur absence, » explique Zagni. Il est donc important de répondre par des configurations rapides et simples : importer l’inventaire et les caractéristiques techniques des chambres avec photos, définir des tarifs multiples et flexibles, et paramétrer la disponibilité du calendrier prête à être envoyée aux OTAs. L’objectif, assuré par la facilité d’utilisation de Zak, est d’être en ligne et opérationnel dans les plus brefs délais, même avec des configurations de base à compléter ultérieurement.

3. Le Moteur de Réservation

Le Moteur de réservation pour le site web est essentiel, car il permet de réduire le coût de distribution via les OTAs de 15 à 20 % tout en conservant le contrôle de la relation avec les clients.

Que souhaitent les établissements ? Zagni répond : « Un moteur de réservation réactif et personnalisable, facilement intégrable au site web existant. Nous générons un script qui s’intègre à tous les sites en quelques secondes. 

4. Gestion des paiements et de la facturation

Selon les estimations de l’équipe, 80 % des nouveaux clients souhaitent gérer et avoir une visibilité sur les paiements et les documents fiscaux. L’automatisation administrative est essentielle pour réduire la charge bureaucratique et garantir une transparence financière en temps réel. Les fonctionnalités les plus demandées incluent : passerelle de paiement, facturation électronique et téléchargement des listes de factures et paiements à transmettre au comptable. « Les établissements ont besoin de suivre les revenus et les dépenses pour la gestion quotidienne. 

5. Obligations réglementaires et rapports institutionnels

« Souvent, les rapports institutionnels doivent également être envoyés aux autorités, » ajoute Della Santa. En général, les hôteliers et gestionnaires d’établissements attendent un lien direct avec les organismes compétents pour la transmission automatique des documents requis par la loi ou à des fins statistiques. Et Zak ne déçoit pas non plus à cet égard.

6. Accessibilité mobile et à distance depuis n’importe quel appareil

Souvent, les gestionnaires ne résident pas au même endroit que l’établissement. L’application de Zak permet de créer de nouvelles réservations, de gérer les check-in/check-out (elle dispose également d’un scanner pour les documents des clients) et, de manière générale, d’accéder aux fonctionnalités du PMS depuis n’importe quel appareil. « L’accès au système depuis n’importe où garantit un suivi continu sans contraintes physiques à la réception et en toute tranquillité, » explique Zagni.

7.  Rapports et statistiques

Il poursuit : « La plupart des clients qui nous choisissent ont besoin de suivre les performances afin de prendre des décisions basées sur les données et d’optimiser les tarifs. Les rapports les plus demandés incluent le taux d’occupation, le RevPAR, les canaux de réservation et les prévisions futures. Les rapports détaillés de Zak facilitent l’analyse et la prévision. »

Autres avantages offerts par Zak pour les établissements d’hébergement

En plus de ceux déjà soulignés, le système permet l’intégration de services externes tels que le self-check-in, répondant ainsi efficacement aux besoins des petits comme des grands établissements.

Sur le plan technique, il est également important de mentionner l’adoption de protocoles conformes aux normes PCI/DSS, les mises à jour automatiques du système et les sauvegardes programmées pour garantir la sécurité des données.

L’automatisation et la personnalisation sont également des aspects essentiels de l’expérience Zak, mais l’un de ses principaux atouts reste « un support technique multilingue, professionnel et rapide », assure Zagni. Ce service dépasse les attentes en matière de relation client : « Ce n’est pas seulement un support technique, mais une équipe de personnes compétentes toujours prêtes à aider. Nos consultants aident non seulement les hôteliers à résoudre les problèmes liés à l’utilisation du logiciel, mais les accompagnent aussi dans la gestion générale, si nécessaire. »

Et qu’en est-il des coûts d’activation et des plans de paiement ? « L’abonnement est modulable, et chaque établissement peut choisir les services à activer, » explique Della Santa. « Nous aimons nous considérer comme un partenaire stratégique avec des solutions qui évoluent en même temps que les activités de nos clients, en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque segment, » souligne Zagni.

Cela a conduit à la création de différentes solutions commerciales, telles que le modèle « Try Before You Buy », incluant des démos personnalisées et un environnement de test pour essayer le produit ; un programme de fidélité offrant des avantages aux clients de longue date et un accès anticipé aux nouvelles fonctionnalités ; ainsi qu’une stratégie de « Value-Based Pricing » qui adapte la valeur aux besoins spécifiques de chaque client.

Et à l’étranger ? Zak au-delà de l’Italie et de l’Espagne

WuBook dessert des établissements dans différents pays et, pour cette raison, dispose d’outils et de fonctionnalités qui répondent aux besoins de chaque marché local, tels que :

• passerelle de paiement par région (Stripe pour l’Europe, MercadoPago pour l’Amérique latine, Redsys pour l’Espagne, etc.) ;
  
• conformité avec les réglementations fiscales de chaque pays (STN Italie, INE Espagne, GDPR Europe) ;
  
• respect de la vie privée (GDPR, CCPA, LGPD), également adapté aux réglementations de divers pays ;
  
• modèles de facturation diversifiés selon les pays.
  

N’oublions pas que chaque région a également des OTAs plus ou moins dominants (HRS très présent en Allemagne, Agoda en Asie, Casas Rurales en Espagne, etc.) : il est donc essentiel de disposer d’une large gamme de connexions au Channel Manager, car chaque marché nécessite des liens spécifiques.

« Notre approche géolocalisée, » résume Zagni, « conserve une perspective technologique globale tout en offrant une spécialisation locale. » Que signifie cela ? Cela veut dire que chaque établissement peut accéder aux fonctionnalités génériques nécessaires, mais également bénéficier d’une configuration personnalisée dans la langue de son marché, avec des réglages spécifiques à son pays, conformément aux réglementations locales.

Fonctionnalités à venir, pour une offre encore plus ciblée

Face à un marché dynamique et multifacette comme celui du tourisme, le PMS doit également évoluer. C’est pourquoi nous avons pris un moment pour examiner les développements futurs, afin de comprendre la direction dans laquelle l’équipe de développement se dirige et pourquoi.

« Nous testons un nouveau module dédié aux locations de vacances, » révèle Della Santa, « nous avons développé des fonctions spécifiques pour cette cible, telles qu’un accès dédié pour les propriétaires d’appartements, la visibilité des statistiques, et même la possibilité d’émettre un document spécifique lié à la récente directive DAC7. »

« Parmi les nouvelles fonctionnalités actuellement en développement et à l’étude, » ajoute Zagni, « certaines améliorent également les fonctions d’automatisation, notamment pour le check-in en ligne et la communication avec les clients. » De belles perspectives pour un PMS encore plus complet et performant.

5 bonnes raisons de choisir Zak

Avant de conclure, nous avons demandé à Alberto Zagni et Arianna Della Santa de nous dire quelles, selon eux, sont les raisons pour lesquelles un établissement devrait choisir Zak plutôt qu’un autre PMS sur le marché.

Selon Zagni, le secret réside dans plusieurs facteurs. « Premièrement, la facilité d’utilisation. » Alors que d’autres logiciels de gestion nécessitent plusieurs semaines de formation, avec Zak, un établissement peut commencer à travailler dès le premier jour. Deuxièmement, l’intégration complète : « Nous ne vendons pas seulement un PMS, mais un écosystème intégré. PMS, Channel Manager, Booking Engine, Yield Management, tout communique parfaitement sans avoir à gérer d’autres fournisseurs. »

Troisièmement, la flexibilité commerciale grâce à un système qui évolue réellement avec l’activité du client. « De plus, il y a la question du support dans la langue locale. Pouvoir parler à une équipe de service client qui répond toujours dans votre langue et résout vos demandes en un maximum de deux heures n’est pas quelque chose que tout le monde peut offrir. »

Della Santa acquiesce en ajoutant : « Notre support est impeccable. » Selon elle, en plus des éléments mis en avant par son collègue, un cinquième point mérite d’être ajouté : « Nos tarifs sont raisonnables et nous n’avons aucune obligation contractuelle : les saisonniers, par exemple, ne paient que pour les mois où ils travaillent. »

Un avantage non négligeable qui s’ajoute à ceux déjà cités et confirme que Zak est véritablement le PMS parfait pour les hôtels, chaînes hôtelières, chambres d’hôtes, locations de vacances et établissements d’hébergement en général.