Chers WuBookers, 

comme toute entreprise, les établissements d’hébergement ont besoin d’une planification financière précise pour bien fonctionner.
Connaître vos revenus et vos dépenses pour l’année à venir vous permet de mieux gérer vos ressources et d’atteindre vos objectifs de croissance.
Voyons ensemble comment élaborer un budget hôtelier stratégique et fonctionnel.

Budgétisation hôtelière : de quoi s’agit-il exactement ?

Un budget hôtelier est un document qui répertorie toutes les dépenses et tous les revenus prévisionnels d’un établissement sur une période donnée, généralement une année fiscale.
En d’autres termes, c’est un guide utile pour définir les flux de trésorerie et, par conséquent, assurer une organisation efficace des activités ainsi qu’une planification réaliste des investissements possibles.

Le budget est généralement élaboré quelques mois avant la période de référence (par exemple, entre octobre et décembre pour l’exercice suivant) et prend en compte toutes les sources de dépenses et de revenus de l’établissement : des chambres aux services annexes, en passant par la restauration, le spa, etc.

Mais pourquoi est-ce si important ?

Quel est l’objectif d’un budget hôtelier ?

Le budget hôtelier est essentiel pour plusieurs raisons. La première est qu’il permet d’allouer les ressources de l’hôtel de manière appropriée et durable pour l’établissement : en prévoyant à l’avance les dépenses et les revenus totaux, vous saurez également à quoi vous attendre en termes de coûts pour chaque département. Cela vous permet d’attribuer les fonds nécessaires à chacun pour assurer son bon fonctionnement.

Un autre objectif du budget est de vous aider à suivre les tendances et les performances : les prévisions résultent d’analyses approfondies et vous permettent de faire face aux imprévus, comme une chute soudaine de la demande ou des pannes techniques majeures.

Avec un budget réfléchi, l’hôtel peut faire face à ses dépenses courantes et exceptionnelles tout en poursuivant ses objectifs stratégiques. Cet outil est indispensable pour prendre des décisions éclairées sur les investissements à réaliser l’année suivante : dans le personnel, dans certains services, dans l’amélioration de l’établissement, etc.

Comment créer et utiliser un budget hôtelier en 5 étapes

Il existe 5 étapes principales à suivre pour établir un document complet et fiable.

Vous pouvez les appliquer pour créer un budget par département (c’est-à-dire pour chaque service individuel de l’hôtel), un budget global (pour l’ensemble de l’établissement), ou encore des budgets dédiés à des sous-catégories spécifiques, comme le budget d’exploitation, le budget de trésorerie ou le budget d’investissement structurel.

1. Collecter et analyser les données

Comme nous l’avons déjà mentionné, le budget est un modèle prévisionnel qui prend en compte tous les coûts fixes (salaires, charges, loyer, etc.) et variables (dépenses marketing, maintenance exceptionnelle, personnel saisonnier, etc.) pour chaque département. Il s’agit donc des premières données à recueillir à partir de l’année précédente.

Ajoutez ensuite les données relatives aux revenus, y compris le taux d’occupation des chambres (OCC), l’Average Daily Rate (ADR), le RevPAR (revenu par chambre disponible) ainsi que les revenus issus de la restauration et des boissons.

Ces indicateurs peuvent être facilement extraits d’un PMS comme Zak, le logiciel de gestion hôtelière de WuBook. La section Statistiques est dédiée à l’enregistrement et à l’analyse des données de performance, et peut être consultée pour des périodes personnalisées. C’est un outil indispensable pour élaborer un budget complet et cohérent.

En outre, d’autres indicateurs peuvent également être calculés à partir des données fournies. Par exemple, le Coût d’Acquisition Client (CAC), qui exprime le rapport en pourcentage entre les coûts engagés pour attirer des clients et le revenu généré par les chambres.

2. Définir des objectifs atteignables

La deuxième étape consiste à fixer des objectifs spécifiques, concrets et mesurables. Un paramètre important à déterminer à ce stade est également l’échéance dans laquelle ces objectifs doivent être atteints : cela peut être un trimestre, un semestre ou l’ensemble de l’exercice fiscal.

Parmi les exemples d’objectifs, on peut citer une réduction de 5 % des coûts fixes ou une augmentation de 10 % du RevPAR, selon le potentiel réel de l’établissement.

Les définir précisément à l’avance facilite toutes les opérations ultérieures de vérification et de contrôle, et permet d’organiser les activités de manière à les atteindre efficacement.

 3. Faire une prévision de revenus

À partir des KPI (indicateurs clés de performance) de l’établissement, il est également possible de réaliser des projections de croissance objectives, ce qui constitue la troisième étape.

À ce stade, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs aspects, tels que les données historiques de l’hôtel afin de comprendre les éventuels effets saisonniers et/ou les tendances de réservation. Il faut aussi considérer les tendances prévues du marché, liées par exemple aux changements climatiques ou à des événements comme des salons, concerts, et autres.

Ces informations peuvent être obtenues grâce à des logiciels dédiés tels que le Revenue Management System (RMS).

Des prévisions de revenus bien élaborées permettent de mieux planifier la gestion des ressources et les actions à mener pour atteindre vos objectifs.

4. Répartir les ressources

L’étape suivante consiste précisément à allouer les ressources. Maintenant que vous avez analysé les tendances, défini vos objectifs et estimé combien vous pouvez investir, il est temps de répartir les ressources entre les différents départements.

Le budget peut être utilisé de différentes manières selon la période et les besoins : en haute saison, il peut être nécessaire d’augmenter le personnel pour garantir un service impeccable même à pleine capacité. En basse saison, il peut en revanche être plus stratégique de concentrer les investissements sur la promotion et le marketing afin d’augmenter les réservations, ou sur des outils technologiques comme des logiciels pour améliorer les opérations internes en vue de la période de pointe.

5. Contrôler et ajuster régulièrement

Le budget hôtelier est un plan et, comme tout plan, il doit être mis à l’épreuve, c’est-à-dire contrôlé régulièrement pour s’assurer que ce qui a été prévu correspond bien à la réalité. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez mettre en place des actions correctives.

Certaines stratégies peuvent s’avérer insatisfaisantes, ou des évolutions de la demande peuvent entraîner une instabilité : ce sont autant de situations que vous pourrez gérer efficacement si vous surveillez de près les performances et le respect du budget.

Une révision régulière (mensuelle ou trimestrielle) permet de faire face aux imprévus avec sérénité et lucidité.

En résumé : que doit contenir un budget

L’une des plus grandes difficultés dans l’élaboration d’un budget, surtout pour les débutants, réside dans la première étape : rassembler toutes les données à prendre en compte.

Certains postes peuvent être oubliés et ensuite peser de manière imprévue sur les finances de l’hôtel.

Voici les éléments qui ne doivent jamais manquer dans un budget :

• Revenus liés aux réservations : OCC (taux d’occupation), ADR (tarif moyen journalier), RevPAR (revenu par chambre disponible), y compris les variations prévues liées à des promotions ou offres spéciales déjà planifiées ;
  
• Revenus de la restauration et des boissons : estimés en fonction du taux d’occupation moyen et des éventuels forfaits spéciaux ;
  
• Coûts de gestion de l’établissement : charges (eau, électricité, etc.), ménage, maintenance, sécurité, location d’équipements, fournitures diverses ;
  
• Dépenses d’investissement (CAPEX) : c’est-à-dire les investissements nécessaires à l’amélioration de l’établissement, comme les rénovations ou l’achat de nouveaux meubles ;
  
• Coûts technologiques : abonnements et logiciels indispensables aux opérations hôtelières, tels que le PMS ou le RMS ;
  
• Services additionnels pour les clients : animations, mini-club, mais aussi prestations supplémentaires comme le petit-déjeuner en chambre, le pressing express, etc. ;
  
• Emprunts et crédits-bails, y compris les intérêts ;
  
• Formation et mise à niveau du personnel, incluant les consultants externes ou les outils nécessaires ;
  
• Fonds de réserve : une somme à utiliser en cas d’urgence ou d’imprévus.
  

Une planification rigoureuse, appuyée par la technologie adaptée et l’expérience (la vôtre ou celle de consultants spécialisés), facilite grandement la gestion hôtelière — avec des bénéfices économiques, organisationnels et humains.