Chers WuBookers, aujourd’hui, nous abordons un sujet très important pour tous les professionnels de l’hôtellerie : accélérer le check-in à l’hôtel. En effet, le moment de l’arrivée et de l’enregistrement peut avoir un impact positif ou négatif sur l’expérience des voyageurs. C’est pourquoi il est important de faire en sorte que ce processus soit agréable, efficace et rapide. Voyons ensemble ce qui peut nous aider à atteindre cet objectif.
Comment accélérer le check-in à l’hôtel ?
Personne n’aime commencer ses vacances en faisant la queue à la réception de l’hôtel, et une longue attente peut être source d’insatisfaction. Cette situation peut frustrer les clients et également créer des difficultés pour le personnel. Il n’est pas toujours facile de gérer des clients irrités ou particulièrement sensibles, et devoir faire face à plusieurs personnes impatientes en même temps représente certainement un défi.
Les autres clients de l’hôtel peuvent également être affectés par l’affluence à la réception : l’espace peut être encombré par les bagages et les valises, et il peut devenir difficile ou long de communiquer avec le personnel, même pour des demandes simples et rapides.
C’est pourquoi il est important d’essayer de fluidifier le check-in grâce à quelques mesures simples mais efficaces.
Proposer des horaires de check-in flexibles
Tout d’abord, il est conseillé d’offrir davantage de flexibilité concernant les horaires de check-in, en permettant aux clients d’arriver sur des plages horaires plus larges que celles habituellement proposées. Vous éviterez ainsi que tous les voyageurs arrivent au même moment et favoriserez plutôt une répartition plus homogène des arrivées tout au long de la journée.
Par ailleurs, un établissement qui ne permet le check-in que pendant deux ou trois heures par jour peut paraître assez rigide et moins attractif qu’un établissement offrant davantage de flexibilité. Il s’agit donc d’une mesure qui permet d’accélérer les procédures de check-in tout en augmentant la satisfaction des clients vis-à-vis de l’hôtel.
Proposer l’early check-in et le late check-in moyennant un supplément
De même, les options d’early check-in et de late check-in sont très appréciées des voyageurs. Bien qu’il s’agisse d’un service payant, pouvoir effectuer son check-in à une heure convenue avec l’établissement peut s’avérer très utile, notamment pour les personnes qui voyagent très tôt le matin ou tard le soir. Les horaires des transports en commun ne sont bien sûr qu’une des raisons pour lesquelles cette option peut être pratique : n’oublions pas, en effet, que les clients apprécient de se sentir libres, notamment lorsqu’il s’agit de prendre possession de leur chambre ou de la libérer.
Demander l’heure d’arrivée prévue
Une autre façon de réduire les temps d’attente à la réception et d’accélérer le check-in consiste à essayer d’anticiper autant que possible les arrivées. Après qu’un client a effectué une réservation, demandez-lui ses horaires de transport et l’heure à laquelle il prévoit d’arriver dans l’établissement. Grâce au numéro de train ou de vol, vous pouvez également vérifier en temps réel les éventuels retards ou perturbations. Toutes ces informations peuvent vous aider à mieux organiser le personnel de la réception et à vous préparer aux heures de pointe, lorsque l’affluence est plus importante et que plusieurs check-ins doivent être gérés simultanément.
Réduire les temps d’attente grâce à la technologie
Outre la liberté, il y a une autre chose que les voyageurs apprécient particulièrement : avoir le choix. Pour accélérer le check-in à l’hôtel, vous pouvez également proposer le self check-in ou le check-in en ligne. Ainsi, les clients peuvent choisir, en fonction de leurs besoins et des possibilités offertes par la technologie, la méthode qui leur convient le mieux. Le temps gagné profite alors aussi bien aux voyageurs qu’à l’hôtel.
Par rapport aux autres méthodes, qui restent tout à fait valables et peuvent être combinées entre elles, le self check-in présente l’avantage d’être gratuit pour les clients et leur permet d’arriver à l’hôtel quand ils le souhaitent, sans avoir à communiquer leurs horaires ou d’autres détails concernant leur voyage.
Tous les avantages du check-in en ligne
S’enregistrer pour son séjour sans avoir à passer par la réception, directement en ligne ou via une application, offre de nombreux avantages, car cela permet :
- de réduire les files d’attente dans le hall ;
- de réduire la charge de travail du personnel ;
- d’améliorer l’expérience des clients.
Le check-in en ligne est également une pratique désormais familière pour ceux qui ont déjà pris l’habitude de l’utiliser : ces clients auront donc tendance à le choisir chaque fois qu’il est disponible et pourraient même en avoir fait un critère de choix pour sélectionner un hôtel ou un établissement.
Mais comment ce processus est-il géré et quelles sont les technologies nécessaires ?
Un check-in rapide ? La solution, c’est le logiciel de gestion hôtelière
Les PMS (Property Management Systems) ou logiciels de gestion hôtelière sont des systèmes automatisés qui permettent de simplifier de nombreux aspects du travail dans le secteur de l’hôtellerie, notamment le check-in. Zak de WuBook, par exemple, est un outil simple et efficace qui permet de gérer facilement son établissement depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, tout en facilitant également le séjour des clients.
Comment fonctionne le check-in en ligne sur Zak ?
Voyons comment se déroule l’ensemble du processus de réservation pour un établissement qui utilise Zak. Lorsqu’une personne effectue une réservation, le système peut lui envoyer un message, préalablement configuré par l’hôtelier, l’invitant à remplir le formulaire avec ses informations pour effectuer le check-in en ligne.
Le gestionnaire de l’établissement peut choisir les informations à demander : il peut se limiter aux données essentielles requises par les autorités locales ou demander des renseignements supplémentaires. Dans les paramètres, il peut également choisir d’exiger ou non une signature numérique pour des raisons liées à la confidentialité.
Le client reçoit ensuite un lien pour effectuer le check-in en ligne, à partir duquel il peut réaliser de nombreuses actions :
- confirmer, imprimer ou annuler la réservation ;
- demander une facture ;
- contacter l’établissement ;
- effectuer une nouvelle réservation ;
- ajouter des notes et indiquer son heure d’arrivée ;
- laisser un avis (uniquement après le check-out).
Tout comme le check-in en personne, le check-in en ligne représente également une occasion de vendre des services supplémentaires : depuis ce même lien, les clients peuvent acheter les extras configurés par l’hôtelier.
Grâce à cette méthode, les clients peuvent saisir directement leurs informations, facilement et sans alourdir la charge de travail de l’établissement. Cette solution permet d’accélérer considérablement l’ensemble du processus de check-in, au bénéfice aussi bien du personnel que des clients.
D’autres façons d’optimiser le check-in avec Zak
Zak est un outil complet et, à ce titre, propose également d’autres solutions pour optimiser la gestion du check-in. Grâce à l’application associée, vous pouvez scanner la pièce d’identité du client et saisir automatiquement les informations dans son profil, sans avoir à les renseigner manuellement. Cela représente un gain de temps considérable aussi bien pour le personnel que pour le client qui attend à la réception.
Les hôteliers peuvent également configurer les extras payants de leur choix sur la page de réservation. Parmi ceux-ci peuvent figurer l’early check-in et le late check-in (ainsi que le check-out anticipé ou tardif), que l’hôtelier peut choisir de proposer et de personnaliser selon ses besoins. Par exemple, il peut décider d’appliquer ces options à une chambre spécifique, à l’ensemble de la réservation ou à certains clients individuellement.
Enfin, pour le marché italien, la fonction de self check-in est également disponible : Rivola App permet aux clients d’effectuer leur check-in en toute autonomie et de faire vérifier leurs documents sans passer par la réception, fluidifiant ainsi l’ensemble du processus tout en garantissant un maximum de confidentialité.
Le processus de check-in peut ralentir les opérations liées à l’arrivée des clients et à leur accès aux chambres, entraînant insatisfaction et frustration. Un logiciel de gestion comme Zak peut considérablement accélérer ce processus de différentes manières : une solution idéale pour répondre à la fois aux besoins des voyageurs et aux préférences des gestionnaires d’établissement.