Chers WuBookers,

La gestion des paiements et des aspects administratifs d’un établissement d’hébergement est un travail dans le travail. D’un côté, il est nécessaire de simplifier au maximum l’ensemble du processus de réservation pour les clients, tout en garantissant à tout moment la sécurité de leurs données. De l’autre, il est essentiel de suivre les paiements reçus – qu’il s’agisse d’acomptes, de dépôts de garantie, de soldes ou de services supplémentaires – pour chaque réservation, sans perdre de vue l’évolution globale du chiffre d’affaires.

Le PMS peut alléger cette charge de travail et faciliter la gestion de cet aspect si important des opérations quotidiennes. Voyons comment, en prenant comme exemple Zak, le logiciel de gestion de WuBook.

Modes de paiement et garanties de réservation

Le moment et la manière dont un paiement est effectué sont deux éléments essentiels d’une réservation.

Le moment du paiement peut varier en fonction du type de tarif (annulation gratuite, non remboursable, etc.) et des règles adoptées par l’hôtel pour garantir la réservation, comme le simple enregistrement des coordonnées de la carte de crédit ou la préautorisation d’un certain montant.

La manière dont le paiement est effectué dépend également en partie des méthodes de garantie et peut inclure différents moyens de paiement, tels que les cartes de crédit et de débit, les applications de portefeuille électronique (« wallet »), les virements bancaires et les passerelles de paiement.

Dans un environnement aussi vaste et complexe, où les alternatives et les combinaisons possibles sont nombreuses, le PMS devient un outil essentiel pour garantir que l’ensemble du processus soit fluide et transparent, aussi bien pour les hôteliers que pour les clients. Le logiciel de gestion doit en effet permettre de configurer différentes politiques de paiement associées à chaque tarif et à chaque type de chambre, tout en facilitant les transactions, notamment grâce à des outils tiers connectés au logiciel principal et capables de communiquer avec celui-ci.

Simplifiez les paiements et sécurisez les réservations avec Zak by WuBook

Zak by WuBook propose pas moins de 5 méthodes pour garantir les réservations, qui peuvent également être activées simultanément au sein d’une même règle :

• coordonnées de la carte de crédit uniquement : le client saisit les informations de sa carte de crédit, mais aucun montant n’est débité ;
• carte de crédit avec autorisation de débit : cette option permet de débiter ultérieurement le montant défini par l’hôtelier après la réservation ;
• carte de crédit avec blocage d’un montant : dans ce cas, le montant est uniquement « bloqué » temporairement (préautorisation) ;
• paiement immédiat du montant total ou partiel de la réservation ;
• virement bancaire : si vous souhaitez recevoir le paiement directement sur votre compte bancaire.

Toutes ces méthodes sont gérées par Zak grâce à son intégration avec les principales passerelles de paiement du marché (Stripe, Nexi, PayPal, MercadoPago, Redsys). Cela permet de garantir non seulement une transaction totalement sécurisée en matière de confidentialité et de partage des données, mais aussi un processus simple pour toutes les parties concernées.

En effet, l’hôtelier doit simplement sélectionner les méthodes de garantie et de paiement souhaitées depuis le panneau de contrôle. Une fois la réservation reçue, il peut inviter le client à procéder au paiement (ou le relancer en cas de retard) au moyen d’e-mails manuels ou automatisés, configurables directement depuis le PMS.

Le client reçoit ensuite un e-mail contenant un lien vers la Guest Page de Zak : selon la méthode demandée par l’hôtelier, il peut y saisir facilement toutes ses informations ou accéder au site de la passerelle de paiement sélectionnée afin d’effectuer le paiement. Une fois la transaction terminée, Zak synchronise et enregistre automatiquement les paiements effectués via les passerelles connectées.

En s’appuyant sur ces systèmes externes, Zak garantit un traitement rapide des transactions et évite les étapes intermédiaires potentiellement complexes, sources d’erreurs ou peu sécurisées, y compris en cas de litige ou de remboursement. Cela n’empêche toutefois pas de recevoir des paiements supplémentaires (par exemple pour des services non inclus au moment de la réservation, la taxe de séjour ou d’autres frais similaires), ni d’accepter des paiements par TPE ou en espèces, qui doivent être enregistrés manuellement dans le logiciel de gestion.

La réservation : la première étape vers une gestion optimale

Pour simplifier les tâches administratives, le PMS doit permettre de recueillir toute une série d’informations relatives aux réservations aux différentes étapes du séjour.

Avant le séjour, il est important que les réservations en ligne ou celles enregistrées manuellement par l’hôtelier (reçues, par exemple, par téléphone ou directement sur place) comprennent les détails du séjour (dates et nombre de nuits réservées), ainsi que les informations concernant la personne ayant effectué la réservation et les éventuels autres clients, le type de formule choisie (hébergement seul, petit-déjeuner, pension complète, etc.), les conditions d’annulation et les éventuels acomptes déjà versés. Les promotions ou offres spéciales doivent également pouvoir être consultées et suivies depuis le tableau de bord.

Pendant le séjour, il est important de pouvoir mettre à jour toutes ces informations, notamment celles ayant une incidence sur la facture finale : modification de la durée du séjour, du nombre de clients ou de la configuration de la chambre, mais aussi éventuelles opérations d’upselling et de cross-selling ou remises appliquées.

Après le séjour, enfin, il est recommandé que la section consacrée à chaque réservation affiche les montants totaux, les soldes, les moyens de paiement utilisés par le client, les éventuels remboursements ainsi que les documents officiels associés à la réservation, conformément à la législation fiscale en vigueur.

Il devient ainsi beaucoup plus facile de reconstituer l’historique complet de chaque client et de retracer sa situation financière.

Consultez les détails de chaque réservation avec Zak

Sur Zak, chaque réservation dispose d’une page dédiée organisée en trois sections principales : la première contient les informations relatives à la réservation et au client (coordonnées personnelles, dates, type d’hébergement, etc.) ; la deuxième regroupe tous les coûts (total, chambres, extras, repas, taxes, etc.) ; enfin, la troisième comprend les remises, les notes et le système de messagerie permettant de communiquer avec le client.

Le récapitulatif de la réservation comprend également les éventuels bons, le statut de la réservation (confirmée, offre envoyée, annulée, no-show, etc.) ainsi que l’agence ou l’entreprise associée à cette réservation, le cas échéant. Cette dernière fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui effectuent plusieurs réservations devant être rattachées à un seul paiement et à un même ensemble de documents.

La deuxième section est au cœur des opérations liées aux paiements de chaque réservation. Vous y trouverez le montant total des chambres, des extras, des taxes et des repas associés à la réservation. Cette section indique également le montant déjà payé, le montant restant à payer (avec la date d’échéance correspondante), le total facturé et le montant total de la réservation.

À partir de cette section, vous pouvez également accéder au détail de chaque élément afin de l’analyser ou d’y apporter des modifications :

• chambres : quantité, configuration, nombre de clients et coût ;
• extras : type, quantité et montants ;
• repas : type de repas, date de consommation et coût ;
• taxes, notamment la taxe de séjour, le cas échéant ;
• paiements : pour enregistrer un ou plusieurs paiements et consulter ceux déjà enregistrés ;
• factures : pour créer de nouveaux documents ou modifier ceux qui existent déjà.

Enfin, la dernière section de la page de réservation de Zak permet d’appliquer des remises, de communiquer avec les clients à l’aide de modèles prédéfinis et d’ajouter des informations complémentaires concernant la réservation et les voyageurs.

Grâce à ce niveau de détail élevé et à une interface utilisateur particulièrement intuitive, il est facile de comprendre rapidement le statut de chaque réservation et de le mettre à jour, sans perdre d’informations importantes et sans générer de stress pour le personnel ou les clients.

Comptabilité et vue d’ensemble des recettes et des dépenses

Il est toutefois tout aussi essentiel de disposer d’une vision plus globale, directement liée à la comptabilité de l’établissement. Là encore, le logiciel de gestion peut constituer un précieux outil d’aide ; allons même plus loin : la présence de fonctionnalités permettant de suivre les recettes et les dépenses, les documents fiscaux et les rapports financiers fait partie des critères recommandés pour choisir le PMS le mieux adapté à chaque activité.

En effet, même s’il ne remplace pas un logiciel de comptabilité dédié – certainement plus sophistiqué et mieux adapté aux tâches administratives –, le logiciel de gestion peut néanmoins faciliter le quotidien des personnes chargées de la comptabilité, des paiements et des factures, ainsi que de toutes les opérations qui y sont liées. C’est en tout cas exactement ce que permet Zak !

Simplification et contrôle maximum avec Zak

Le PMS développé par WuBook dispose d’une section entièrement consacrée à la comptabilité, accessible depuis un menu pratique comprenant plusieurs sous-sections.

Dans la section dédiée aux paiements, vous pouvez rechercher et consulter la liste de tous les paiements reçus ou effectués, classés en « Entrées » et « Sorties ». Cette section répertorie tous les encaissements, qui peuvent être filtrés notamment par nom d’entreprise ou d’agence, numéro du document associé, montant, type de paiement, nom du client ou de la personne ayant enregistré la transaction. Les paiements sortants peuvent être recherchés selon les mêmes critères et concernent notamment les retraits de trésorerie ou les remboursements de réservations.

Pour identifier immédiatement les paiements réglés et ceux qui restent en attente, il suffit d’accéder à la section « Payé/Non payé », où vous pouvez consulter rapidement les réservations impayées et leurs détails. Cela permet de garder en permanence un œil sur les montants et le statut des réservations sans devoir ouvrir la page de chaque réservation, mais aussi de planifier des relances ou de prévoir les sorties de trésorerie en toute connaissance de cause.

En matière de trésorerie, le Cashflow (le flux des recettes et des dépenses, c’est-à-dire les entrées et les sorties, sur une journée ou sur une période donnée de votre choix) ainsi que la clôture comptable par jour ou par service permettent également de simplifier les opérations et les contrôles.

Et qu’en est-il des documents et des factures ? Aucun problème : dans la section Finance, un module permet d’émettre des documents fiscaux directement depuis Zak, avec une numérotation séquentielle personnalisable. Dans certains pays, comme l’Italie, où la facturation électronique est obligatoire, il est possible d’activer l’envoi et la réception des factures vers et depuis l’administration fiscale italienne. Le document créé dans le PMS peut ainsi être transmis au Système d’Échange (SdI) sans aucune étape manuelle supplémentaire et conservé pendant 10 ans, conformément à la législation locale.

Enfin, afin de faciliter le travail du comptable ou de toute personne chargée de la tenue de la comptabilité, Zak permet d’exporter des rapports financiers pour chaque section et de télécharger chaque document au format XML afin de pouvoir, si nécessaire, l’importer ensuite dans un logiciel de comptabilité tiers.

Pourquoi utiliser le PMS pour les paiements et la comptabilité ? Faisons le point

Comme nous l’avons déjà indiqué, même si le PMS ne remplace pas un véritable logiciel de comptabilité, il offre néanmoins des avantages pratiques considérables.

Tout d’abord, il simplifie les procédures pour le personnel de l’hôtel, qui peut profiter des fonctionnalités automatisées du système pour effectuer des tâches qui seraient autrement particulièrement fastidieuses. Les mises à jour et les contrôles réguliers et ponctuels sont ainsi facilités, qu’il s’agisse d’encaisser un acompte, de vérifier le statut d’un paiement ou de relancer un client pour obtenir le solde d’une réservation. Autant de tâches différentes réunies dans un seul environnement de travail : cela renforce la sécurité, réduit le risque d’erreurs manuelles et accélère le travail du personnel.

Les équipes peuvent ainsi se concentrer davantage sur le bien-être des clients, dont la satisfaction est également favorisée par un processus de facturation fluide et sans complications, qui ne nécessite pas de demandes répétées ni la transmission d’informations supplémentaires.

La gestion de la facturation au sein du PMS permet également d’alléger la charge de travail du service – interne ou externe – chargé de la comptabilité, puisqu’une partie des opérations est déjà effectuée par le logiciel et par le personnel de l’hôtel.

Enfin, et ce n’est pas le moindre des avantages, le PMS permet d’évaluer les performances de l’établissement : les propriétaires et les responsables peuvent tirer un réel bénéfice d’un outil qui, en plus d’assurer le bon fonctionnement de l’hôtel, permet de suivre ses performances financières réelles. En effet, l’amélioration des bénéfices et de la trésorerie ne dépend pas uniquement de stratégies commerciales efficaces, mais aussi d’une gestion rigoureuse et d’analyses concrètes : un PMS comme Zak constitue un allié précieux à cet égard.