Chers WuBookers,

 la numérisation et la dématérialisation sont des tendances qui touchent depuis longtemps le secteur de l’hôtellerie, désormais confronté à une demande croissante des clients en matière d’efficacité et de confidentialité.

C’est pourquoi, parallèlement à des chambres toujours plus intelligentes et à des processus de réservation de plus en plus automatisés, les « hôtels sans clé » gagnent également du terrain.

Grâce à des dispositifs technologiques spécialisés (similaires à ceux déjà utilisés dans de nombreux B&B, locations de vacances et établissements non hôteliers), même les hôtels les plus traditionnels peuvent s’adapter à cette nouvelle réalité : voyons comment.

Que sont les hôtels sans clé et comment fonctionnent-ils

Un « hôtel sans clé » désigne littéralement un établissement sans clés physiques, qui n’utilise pas de dispositifs d’accès traditionnels pour les chambres. Cela exclut aussi bien les clés métalliques que les cartes magnétiques, encore largement répandues aujourd’hui.

Alors, comment accéder à la chambre ? Il existe différents systèmes, du plus simple au plus avancé, qui permettent aux clients d’être totalement autonomes, sans avoir à se soucier de récupérer ou de restituer une clé à la réception lors du check-in ou du check-out.

En plus de l’absence de clés, ces solutions sont généralement sans contact (contactless), ce qui signifie qu’elles fonctionnent sans interaction directe avec le personnel de l’hôtel. Voici les principales options.

Code PIN

La version la plus simple est le système de code PIN. Le client reçoit un code d’identification sur son téléphone (ou sur un autre dispositif fourni par l’hôtel) et, pour entrer, il lui suffit de le saisir sur le clavier numérique situé à l’extérieur de la chambre.

Cette solution est très pratique, car elle est simple, immédiate et intuitive, et ne nécessite même pas de connexion Internet.

Application de l’hôtel

Dans ce cas, le client télécharge l’application de l’hôtel sur son smartphone et reçoit un code d’ouverture numérique lorsque la chambre est prête. Pour accéder à la chambre, il suffit d’un simple geste (tap ou swipe) sur le téléphone : l’application communique directement avec la serrure et la porte s’ouvre.

Alternativement, il existe des puces électroniques qui fonctionnent de la même manière mais sans application associée : dans les deux cas, une connexion Wi-Fi est nécessaire.

Code QR

Similaire au code PIN, mais utilisant un code QR, généré et envoyé au client par e-mail ou SMS. Pour ouvrir la porte, le client doit simplement présenter le code QR reçu sur son téléphone devant le scanner externe afin de la déverrouiller.

Généralement, avec ces dispositifs, la connexion Internet est facultative.

Systèmes biométriques

Beaucoup plus avancés, les systèmes biométriques n’ont pour l’instant été introduits que dans quelques hôtels de luxe. La reconnaissance faciale ou par empreinte digitale est sans aucun doute à la pointe de la technologie, mais elle peut nécessiter des équipements coûteux, notamment pour garantir la confidentialité et la protection des données des clients.

Reconnaissance vocale

Encore à ses débuts, mais néanmoins intéressante à connaître, la technologie basée sur la reconnaissance vocale des clients commence à émerger. Pour que tout fonctionne, il est nécessaire de disposer d’un haut-parleur intelligent ou d’un assistant mobile capable de recevoir la commande et d’ouvrir la porte.

Avantages et inconvénients des solutions sans clé

Diverses et modernes, les solutions sans clé présentent de nombreux avantages, mais nécessitent aussi certaines réflexions pour faire un choix éclairé, adapté aux besoins de votre établissement et de votre clientèle.

5 bonnes raisons de devenir un hôtel sans clé

Les solutions sans clé s’inscrivent dans les tendances actuelles et offrent plusieurs bénéfices, tant pour les clients que pour le personnel. Par exemple :

• Elles éliminent les files d’attente et les longues attentes au check-in : imaginez offrir à vos clients la possibilité d’arriver et d’aller directement à leur chambre sans passer par la réception. Les systèmes sans clé garantissent une expérience fluide et sans stress ;
• Elles permettent au personnel de travailler plus efficacement : réduire l’attente limite aussi les situations tendues. Moins de stress pour les équipes signifie une meilleure qualité de service. De plus, ces systèmes peuvent fonctionner même la nuit sans personnel à la réception ;
• Elles renforcent la sécurité et réduisent les coûts : fini les clés perdues ou dupliquées. Les codes sont à usage unique et régénérables rapidement, sans supports physiques à remplacer, ce qui évite aussi les coûts liés aux cartes ;
• Elles permettent de suivre les accès des clients à distance : tous les accès sont enregistrés, ce qui permet de vérifier les entrées et sorties et d’intervenir si nécessaire ;
• Elles garantissent une plus grande confidentialité : de plus en plus de clients apprécient les solutions qui limitent les interactions humaines. Les systèmes sans clé, étant sans contact, répondent parfaitement à ce besoin. 

Inconvénients potentiels et points à considérer

Comme toute innovation, les solutions sans clé nécessitent une phase d’adaptation, principalement pour l’hôtel, qui doit intégrer ces nouvelles technologies sur les plans pratique et opérationnel.

Au-delà des éventuels ajustements structurels, il est essentiel de prévoir une formation du personnel. Les équipes ne disparaissent pas pour autant : leur rôle reste crucial pour assister les clients en cas de problème et offrir un soutien humain lorsque nécessaire.

Les aspects environnementaux et économiques se situent entre avantages et inconvénients. D’un côté, la suppression des cartes plastiques permet de réduire les déchets ; de l’autre, ces technologies consomment énergie et ressources naturelles pour fonctionner.

D’un point de vue économique, la réduction du contact humain peut aussi entraîner une perte d’opportunités de vente additionnelle (upselling et cross-selling), surtout si celles-ci ne sont pas compensées par d’autres stratégies, comme le marketing par email, par exemple.

Éléments à considérer lors du choix d’une solution digitale

1. Intégration avec le logiciel de gestion
La technologie sans clé doit communiquer parfaitement avec le PMS, le logiciel de gestion hôtelière, afin de garantir un processus fluide sans perturber les opérations internes. Avant d’adopter un système contactless, il est donc essentiel de vérifier ses capacités d’intégration avec votre outil de gestion.

2. Protection des données à jour
Si ces systèmes améliorent la sécurité de l’établissement, ils utilisent également des données clients sensibles. Ils doivent donc respecter les normes de sécurité en vigueur dans le pays d’utilisation. Il est crucial de s’assurer que les protocoles de protection des données sont valides et régulièrement mis à jour.

3. Facilité d’utilisation
Enfin, n’oubliez pas que vous et votre équipe serez les principaux utilisateurs. Il est important de prévoir une formation dédiée avec le fournisseur et de vérifier que le système est simple et intuitif. L’objectif est d’optimiser le check-in sans alourdir la charge de travail du personnel !

Zak de WuBook et Rivola : des applications keyless à la recherche de l’excellence

Et si nous vous disions que, justement pour répondre à tous ces besoins, nous avons collaboré à la création d’une application dédiée au self check-in avec système sans clé ? C’est ainsi qu’est née Rivola App, fruit du travail de nos équipes techniques, une application hôtelière qui s’intègre parfaitement à Zak, le PMS de Wubook, et qui simplifie toutes les opérations de check-in et d’accès aux chambres.

Avant même d’arriver à l’hôtel, les clients reçoivent un code d’identification de réservation qu’ils saisissent simplement sur l’écran présent dans l’établissement. Ensuite, après une reconnaissance faciale à distance (face matching) réalisée en quelques étapes, ils obtiennent un second code permettant d’ouvrir la serrure électronique de la chambre ou la boîte à clés.

Ainsi, l’hôtelier a la certitude d’accueillir les bons clients : les systèmes de liveness detection et anti-spoofing garantissent une sécurité maximale, en vérifiant que la personne est physiquement présente devant la caméra et qu’il n’y a aucune tentative de fraude (vidéo, masque, etc.).

De plus, les utilisateurs de la version web de Rivola App peuvent bénéficier de la géolocalisation du smartphone, permettant à l’hôte de vérifier que le client est bien sur place et d’éviter les check-in frauduleux à distance.

De leur côté, les voyageurs sont totalement autonomes, guidés pas à pas dans la procédure d’accès à la chambre, tandis que le personnel peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Parmi les avantages, on note aussi une intégration fluide avec la réception physique : l’hôtelier peut choisir d’activer uniquement l’application, ou laisser au client la liberté de choisir entre réception traditionnelle et check-in virtuel. Et bien sûr, la solution est multilingue.

Il est vrai que les solutions keyless peuvent susciter quelques interrogations, mais une fois que vous trouvez celle qui vous convient, il est difficile de revenir en arrière.