Chers WuBookers, 

parmi les nombreux paramètres à surveiller pour améliorer le chiffre d’affaires hôtelier figure la fenêtre de réservation. Cette donnée est essentielle pour anticiper les tendances du marché et vendre davantage (et mieux). Découvrons ensemble ce qu’est la fenêtre de réservation et comment la calculer et l’exploiter.

Fenêtre de réservation dans les hôtels : qu’est-ce que c’est

La fenêtre de réservation correspond à l’intervalle de temps entre la réservation et le premier jour du séjour. Par exemple : si un client effectue une réservation le 1er février pour un séjour commençant le 1er juin, sa fenêtre de réservation sera de 4 mois.

Connaître la fenêtre de réservation moyenne d’un hôtel permet de planifier les actions promotionnelles bien à l’avance et de proposer des offres et tarifs attractifs aux clients les plus réceptifs à un moment donné.

La fenêtre de réservation est donc une donnée précieuse qu’il ne faut pas confondre avec un autre paramètre tout aussi important : le pickup hôtelier. Ce dernier indique le nombre de chambres vendues (ou le nombre de réservations reçues) sur une fenêtre de réservation spécifique et peut être exprimé en chiffres absolus ou en pourcentage.

En analysant ces deux indicateurs, il est possible d’obtenir des informations essentielles sur les habitudes de réservation des voyageurs et les tendances d’occupation, afin de mieux planifier vos stratégies commerciales.

Pourquoi est-il utile de connaître la fenêtre de réservation ?

Comme vous pouvez l’imaginer, tous les clients ne réservent pas au même moment, et toutes les semaines de l’année ne suscitent pas le même intérêt. Pour cette raison, il est nécessaire de se baser sur une moyenne : en analysant l’historique des réservations effectuées, vous pouvez déterminer l’avance moyenne pour chaque période et l’utiliser à votre avantage. Voici comment.

Augmenter le chiffre d’affaires pendant les périodes de pointe

Imaginons que nous gérions un établissement situé dans une station balnéaire, qui se vend principalement en été. Nous avons constaté que la fenêtre de réservation moyenne pour la semaine du Ferragosto (mi-août) – haute saison – est de 60 jours. Cela signifie que les clients potentiels réservent autour du 15 juin, et il est probable que la même chose se produise chez la concurrence. C’est donc le moment idéal pour investir dans la visibilité via des campagnes marketing payantes et tenter de vendre davantage à des tarifs plus élevés : la demande sera forte et les solutions disponibles commenceront bientôt à se raréfier, entraînant une hausse des prix.

Attention toutefois à ne pas vendre toutes vos chambres trop longtemps à l’avance ! Être complet pendant des mois peut être une arme à double tranchant : d’un côté, cela évite le risque de chambres invendues, mais de l’autre, cela peut entraîner une perte de revenus (comme nous l’avons dit précédemment, moins il reste de chambres disponibles, plus il est probable de vendre à un tarif élevé, alors pourquoi tout remplir immédiatement ?).

Connaître le délai moyen avant le début d’un séjour permet d’ajuster les prix de manière dynamique  et d’augmenter ainsi le chiffre d’affaires hôtelier.

Dynamiser la basse saison
La fenêtre de réservation permet également de mieux gérer la basse saison. Habituellement, avant et après les périodes de pointe, on observe une baisse significative de la demande. Si vous savez que l’intervalle moyen de réservation pour ces périodes est, par exemple, de 15 jours, vous pouvez concentrer vos actions promotionnelles sur cette fenêtre afin de stimuler votre chiffre d’affaires. Vous pourriez envoyer des emails avec des offres spéciales ou lancer des campagnes publicitaires sur des canaux en ligne pour inciter à des réservations à tarif réduit.

Une autre information importante concerne les réservations de dernière minute : si votre établissement reçoit souvent des demandes proches de l’arrivée, il est essentiel de mettre en place un tarif adapté afin de tirer le meilleur parti des voyageurs de dernière minute.

Identifier les meilleurs canaux et produits dans lesquels investir

Enfin, il reste un dernier aspect à considérer : les canaux de vente. La fenêtre de réservation n’est pas forcément la même sur tous les portails. L’analyse de cet indicateur peut révéler des tendances différentes, qui peuvent être exploitées de diverses manières.

Imaginons que les clients qui réservent via le site de l’hôtel le fassent bien à l’avance, contrairement à ceux qui passent par les OTA (agences en ligne). Dans ce cas, il faudra diversifier les actions promotionnelles et leurs périodes de lancement. Par exemple, nous pourrions décider de sponsoriser l’hôtel sur Google Ads pour attirer des réservations directes plusieurs semaines ou mois à l’avance, et ne lancer les campagnes sur les sites des agences qu’à un stade ultérieur, lorsque la demande commencera également à y croître.

En allant plus loin, il est possible d’obtenir des données utiles sur le type de chambre le plus demandé dans une fenêtre de réservation spécifique ou sur les clients les plus actifs. Cela permet de savoir sur quels produits se concentrer et à quel moment, ou quels leviers de communication utiliser.

La solution la plus populaire, réservée 30 jours à l’avance, est-elle une chambre double avec dîner inclus ? Parfait : il sera judicieux de créer des offres similaires et de les promouvoir.
Le segment le plus susceptible de réserver est-il composé de familles avec enfants ? Alors il faudra créer des messages et des offres adaptées pour stimuler leurs réservations. Et ainsi de suite.

3 facteurs qui influencent la fenêtre de réservation

La fenêtre de réservation correspond à une moyenne de toutes les réservations, mais elle ne reste pas constante dans le temps et certains facteurs imprévus peuvent influencer le moment des ventes plus que d’autres.

Parmi les principaux aspects qui influencent la fenêtre de réservation, on retrouve :

• Événements, conférences et initiatives publiques : concerts, foires ou autres manifestations peuvent attirer plusieurs centaines de personnes et modifier ainsi le calendrier des réservations par rapport à la tendance habituelle, augmentant la demande même en période inhabituelle ;
  
• L’origine des clients, de deux manières :
  
  • les vacances liées au pays d’origine, qui peuvent différer de celles de la destination ;
    
  • le temps nécessaire pour atteindre la destination. En effet, ceux qui doivent parcourir de longues distances planifieront probablement leur voyage plus à l’avance que ceux qui se trouvent à seulement quelques heures. Connaître qui sont nos clients et d’où ils viennent est donc un élément essentiel pour comprendre la fenêtre de réservation ;
    
• La météo : particulièrement pour les établissements liés à la saisonnalité (stations de ski, par exemple) ou à la présence d’attractions naturelles (comme un hôtel proposant des excursions panoramiques), le climat peut également influencer l’avance avec laquelle les réservations sont effectuées.

Prendre en compte ces facteurs permet de prévoir à quel moment les réservations seront effectuées, mais aussi d’expliquer d’éventuelles variations qui pourraient sembler inhabituelles par rapport aux données historiques.

Comment calculer la fenêtre de réservation? Avec Zak !

Jusqu’ici, nous avons vu ce qu’est la fenêtre de réservation et quels sont ses avantages pour une meilleure gestion du revenue. Mais comment calculer cette fenêtre de réservation ? La manière la plus simple de le faire et d’en tirer parti passe par le PMS (Property Management System).

Des logiciels comme Zak, le logiciel de WuBook pour hôtels et établissements, permettent de recevoir, d’enregistrer et de suivre les réservations, offrant ainsi une vue complète de leur performance dans le temps.

Dans la section Statistiques de performance, Zak fournit une multitude de données, dont la fenêtre de réservation moyenne pour chaque jour, mois ou année, selon le choix de l’hôtelier.

Mais ce n’est pas tout : il est également possible de filtrer les résultats selon différents paramètres, comme la chambre ou le canal de vente, et d’obtenir ainsi des informations précieuses sur les hébergements les plus demandés et la performance de chaque canal. Ces informations, comme nous l’avons mentionné, peuvent être utilisées pour planifier des actions et campagnes ciblées.

Zak permet aussi d’attribuer un label personnalisé à chaque réservation (par exemple : « affaires », « loisirs », « famille », etc.) et de consulter les résultats pour ces catégories sélectionnées. En quelques clics seulement, vous pouvez obtenir des détails sur la fenêtre de réservation et le public cible, des données utiles pour les responsables marketing et de revenue management.

La fenêtre de réservation est une donnée fondamentale, qu’un PMS comme Zak permet de calculer avec précision et de croiser avec de nombreux autres indicateurs afin d’optimiser les ressources et les investissements. Connaître la fenêtre de réservation de votre hôtel vous aide à concentrer vos efforts au bon moment et au bon endroit, en minimisant le gaspillage et en maximisant le chiffre d’affaires.