Chers WuBookers, 

parmi les nombreuses responsabilités qui incombent aux hôteliers et gestionnaires d’établissements figurent diverses tâches juridiques et administratives quotidiennes. Parmi celles-ci, on trouve, par exemple, la création et l’envoi de rapports institutionnels, à des fins statistiques ou de contrôle, aux départements locaux compétents. Ces procédures viennent s’ajouter aux activités courantes, telles que celles liées à la stratégie commerciale et au revenue management.

Découvrons ensemble comment Zak, le PMS de WuBook, soutient les hôteliers dans la production de rapports statistiques internes ainsi que dans la génération de documents officiels.

Statistiques et données de tendances à usage interne

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de faire une distinction : les rapports institutionnels et les rapports internes ne sont pas la même chose. Les premiers peuvent être demandés par les autorités ou les offices statistiques locaux — une pratique courante dans de nombreux pays, mais pas tous.

Les rapports internes, en revanche, sont ceux qui rassemblent les statistiques de l’établissement concernant les réservations reçues, les tarifs et les revenus. En d’autres termes, il s’agit des indicateurs et des résultats dont le revenue manager ou les responsables ont besoin pour évaluer les performances de l’établissement et agir en conséquence. Ces données sont confidentielles et utiles indépendamment du pays dans lequel se trouve l’hôtel. C’est pourquoi Zak, le PMS tout-en-un de WuBook, intègre également cette fonction de manière native et fournit une vue d’ensemble complète des revenus générés par les réservations. Comment ? Grâce à des données toujours actualisées et personnalisables par période, notamment en ce qui concerne :

• Revenu total, incluant les ventes de chambres, les extras et les repas ;
• Production des chambres, c’est-à-dire les revenus générés uniquement par les ventes de chambres ;
• Revenus des repas : revenus issus de tous les repas, qu’ils soient inclus dans le tarif ou ajoutés en supplément ;
• Revenus des extras : couvrant uniquement les suppléments liés aux réservations ;
• Taux de revenu des chambres : ratio pourcentage entre les revenus générés uniquement par les chambres et le revenu total ;
• Chambres disponibles (chambres disponibles à la réservation) ;
• Chambres fermées (chambres indisponibles) ;
• Chambres vendues (chambres réservées) ;
• Taux d’occupation : ratio pourcentage des chambres vendues par rapport aux chambres disponibles ;
• RevPAR : revenu généré par chaque chambre disponible ;
• ADR : tarif journalier moyen des chambres vendues ;
• TrevPAR : production totale par chambre disponible ;
• TrevPOR : revenu total par chambre occupée.

Ce tableau de bord, souvent négligé par d’autres PMS, est une ressource précieuse pour optimiser la gestion de l’établissement et de ses revenus.

Le module PII pour la gestion des fichiers institutionnels

Le module PII de Zak, le logiciel hôtelier de WuBook, permet de configurer et d’envoyer automatiquement les rapports institutionnels aux autorités compétentes. Cela facilite les opérations du personnel et réduit les risques d’erreurs ou d’oubli.

Grâce à ses fonctionnalités spécifiques et par défaut, ce module peut être utilisé tel quel dans différents pays ou adapté aux besoins spécifiques de chacun. Découvrons ses principales caractéristiques.

Pays et rapports déjà inclus dans le package

Le module PII de Zak est déjà configuré pour la création de fichiers destinés aux principaux organismes responsables de l’enregistrement et du suivi de la fréquentation touristique dans :

• Andorre (rapport ROAT)
• Chili (rapport INE)
• Colombie (rapport Sire)
• Grèce (rapport Elstat)
• Italie (rapports Istat et Alloggiati)
• Portugal (rapport Sef)
• Espagne (rapports : Istac, Eustat, INE, Viajero)

Cela signifie qu’après avoir activé le module et renseigné vos données, Zak vous permet de produire le rapport contenant toutes les informations requises par chaque système et de l’envoyer aux différentes entités institutionnelles selon les délais et les modalités prescrits.

Modes d’envoi : automatique, semi-automatique, manuel

Tous les portails ne fonctionnent pas de la même manière, et des différences peuvent exister, même entre régions d’un même pays. C’est pourquoi Zak offre la possibilité de choisir entre trois modes d’envoi : automatique, semi-automatique et manuel.

• Envoi automatique : À partir d’une certaine heure (selon les réglementations locales), le PMS détecte automatiquement la présence de check-ins et de check-outs, génère le rapport avec les données des clients et l’envoie à l’autorité compétente, sans intervention supplémentaire de l’hôtelier.
• Mode semi-automatique : Ce mode est similaire, mais nécessite une autorisation de l’opérateur pour finaliser l’opération. Avant de transmettre le rapport, vous pouvez vérifier que tout est correct et confirmer l’envoi.
• Mode manuel : Dans ce cas, Zak vous aide à remplir le formulaire, qui doit ensuite être enregistré sur votre ordinateur et soumis manuellement au portail officiel.

Les rapports générés restent accessibles pendant une certaine période et peuvent être téléchargés à tout moment. En cas de problème lors de l’envoi automatique ou semi-automatique, Zak envoie une notification par e-mail pour signaler les erreurs ou les problèmes.

Le modèle générique pour tous les autres besoins

Pour les pays où aucun rapport spécifique n’est encore configuré dans Zak, il est possible de créer un rapport PII générique, qui inclut les données de check-in. Dans ce cas, l’option d’envoi est uniquement manuelle : une fois le document créé, il doit être téléchargé sur votre ordinateur et soumis via le portail de référence.

Gestion des multipropriétés

Et si vous possédez plusieurs établissements ? Pas de problème : Zak permet également de gérer les multipropriétés, que ce soit dans un même pays ou dans des pays différents.

• Multipropriétés dans un même pays : Il suffit de marquer les chambres avec des étiquettes personnalisées pour distinguer à quel établissement elles appartiennent (par exemple, “mer” ou “montagne”) et d’activer le mode “Multi Property” dans le module PII, en configurant les différents établissements. Ainsi, la configuration et la production des fichiers restent distinctes pour chaque structure.
• Multipropriétés dans plusieurs pays : Une procédure similaire s’applique pour les chaînes d’hôtels situées dans différents pays. Il est possible de se connecter séparément selon l’établissement et de choisir librement dans quel module PII soumettre les fichiers.

Rapports institutionnels en détail

Nous avons vu que Zak est programmé pour connaître les délais, les données et le format requis pour chaque pays (ou, dans le cas de l’Italie, chaque région) afin de générer le rapport pertinent.
Pour mieux comprendre comment cela se traduit en pratique, passons en revue les principales caractéristiques de chaque rapport.

ROAT (Andorre)

Exigé par le Registre d’Ocupació d’Allotjaments Turístics en Andorre, il inclut les informations suivantes :

• Check-ins (pas de check-outs) ;
• Clients nationaux et étrangers ;
• Clients ayant au moins 16 ans.

Ce rapport est disponible pour tous les modes d’envoi (manuel, semi-automatique et automatique), et chaque client n’est envoyé qu’une seule fois.

INE (Chili)

Dans ce cas, l’envoi est uniquement manuel et doit être effectué sur le portail de l’Institut National des Statistiques du Chili. Les informations incluses sont :

• Check-ins ;
• Check-outs ;
• Informations sur l’occupation et les prix ;
• Clients nationaux ;
• Clients étrangers.

Sire (Colombie)

L’envoi du rapport Sire, exigé par le Département du Tourisme colombien, est également manuel uniquement. Il inclut les éléments suivants :

• Check-ins ;
• Check-outs ;
• Clients étrangers uniquement, donc pas de Colombiens.

Chaque client est également envoyé une seule fois.

Elstat (Grèce)

Le rapport institutionnel exigé par l’Autorité Statistique Hellénique prévoit le regroupement des clients de l’établissement par pays de résidence : c’est donc le seul champ requis par l’hôtelier, qui peut produire le formulaire mensuellement via Zak et le télécharger manuellement sur le portail de l’Institut.

Istat (Italie)

Deux types de rapports différents avec des objectifs distincts sont requis en Italie : le rapport Istat (Institut National de Statistiques italien), à des fins statistiques, et le rapport Alloggiati, destiné à la Police d’État italienne.
Le rapport Istat inclut :

• Check-ins (les check-outs dépendent de la région) ;
• Informations sur l’emploi (selon la région) ;
• Clients nationaux ;
• Clients étrangers.

Outre l’envoi manuel, semi-automatique et automatique, il est également possible, pour certaines régions, de réinitialiser le rapport et de le renvoyer en cas d’erreurs ou de changements de dernière minute après la soumission.

Alloggiati (Italie)

En ce qui concerne le rapport Alloggiati ou “plannings” Alloggiati, comme on les appelle, Zak inclut :

• Uniquement les arrivées du jour ;
• Clients nationaux ;
• Clients étrangers.

Chaque client est envoyé une seule fois.
Le timing d’envoi, qui peut être effectué dans tous les modes, dépend de la durée du séjour : si le client reste plusieurs jours, l’hôtelier dispose de 24 heures ; s’il reste une seule nuit, la soumission doit être faite immédiatement après l’enregistrement.
Il est également important de se rappeler qu’il est obligatoire de conserver les reçus de soumission du rapport en cas de contrôles.

SEF (Portugal)

Le rapport SEF est exigé par le Département de la Police portugaise et ne peut être transmis qu’en mode manuel avec les données suivantes :

• Check-ins ;
• Check-outs ;
• Clients étrangers uniquement, donc pas de Portugais ;
• Chaque client est envoyé une seule fois.

Les hôteliers ont jusqu’à 3 jours pour effectuer la soumission.

ISTAC (Espagne)

Exportation manuelle également pour le rapport requis par l’Institut National de Statistiques des îles Canaries. Les informations incluses sont :

• Check-ins ;
• Check-outs ;
• Occupation et prix ;
• Clients nationaux ;
• Clients étrangers.

EUSTAT (Espagne)

L’Institut Basque des Statistiques demande un rapport similaire à celui de l’ISTAC, mais valable uniquement pour le Pays Basque. Le pays de résidence et la ville ou le code postal sont également ajoutés aux informations des clients.
Le rapport doit être produit mensuellement et peut être envoyé automatiquement.

INE (Espagne)

Le rapport INE est destiné à l’Institut National de Statistiques espagnol. Il peut être envoyé manuellement et doit contenir les informations suivantes :

• Check-ins ;
• Check-outs ;
• Informations sur l’occupation et les prix ;
• Clients nationaux ;
• Clients étrangers.

Viajero (Espagne)

En revanche, le Département de la Police espagnole exige un rapport dédié, avec des informations sur :

• Check-ins (pas de check-outs) ;
• Clients nationaux d’au moins 16 ans ;
• Clients étrangers avec les mêmes critères d’enregistrement que les clients nationaux.

L’hôtelier a environ 72 heures pour effectuer la soumission et chaque client doit être envoyé une seule fois.

Conclusion

Les critères stricts et les différentes variables propres à chaque pays rendent ces procédures assez lourdes si vous n’êtes pas soutenus par la technologie : Zak de WuBook s’en charge aussi !